Służbowe wyjazdy integracyjne mogą okazać się niesamowitym sukcesem lub całkowitą porażką. Wszystko zależy od tego, jak zaplanowane zostaną dni Twojej grupy i czy przeprowadzone szkolenia, zabawy oraz inne warsztaty sprawią, że Twoi pracownicy rzeczywiście lepiej się zgrają i przede wszystkim poznają. Postaraj się zrobić wszystko co w Twojej mocy, by pracownicy nie wrócili z takiego wyjazdu z poczuciem zmarnowanego czasu. W końcu nie to jest celem tej podróży. Jednak, by cel osiągnąć musisz znaleźć odpowiednich, doświadczonych organizatorów takich zjazdów, którzy pod odpowiednim kątem zaplanują cały dzień Twoich gości. W takich spotkaniach nie chodzi o to, by ludzie jedynie dobrze się bawili. Oczywiście rozrywka jest ważna, ale najważniejsze jest zadanie, które trzeba zrealizować – poznanie, zgranie grupy i lepsza współpraca wśród pracowników. Zajęcia muszą być dopasowane bezpośrednio do każdej grupy. Nie można wszystkich traktować jednakowo, całość trzeba dokładnie przemyśleć, nie zapominając przy tym o indywidualnych potrzebach, jakie posiada każdy człowiek.
Kategoria: konferencje
Najważniejsze etapy konferencji
Najważniejszym elementem konferencji jest jej rozpoczęcie. Staraj się zacząć ją mniej więcej o zaplanowanej godzinie, w innym wypadku ludzie od razu dostrzegą opóźnienie i zaczną zastanawiać się, co było jego przyczyną. Możliwe, że poczują się obrażeni tym faktem, co poskutkuje brakiem ich obecności na następnych zebraniach, a pamiętaj, że Twoim zadaniem jest danie z siebie wszystkiego, nie stracenie klientów. Jeżeli zaczniesz konferencję o czasie, na pewno to docenią i obdarzą Cię szacunkiem. Pamiętaj – nawet, jeżeli wśród uczestników spotkasz swoich bardzo dobrych znajomych, przyjaciół, nie traktuj ich przesadnie wyjątkowo. Łatwo wtedy zapomnieć się, zacząć mówić specyficznym językiem, znanym tylko Waszej dwójce. Takie zachowanie sprawi, że inni goście poczują się mniej ważni, lekceważeni. Dlatego musisz zapewnić wszystkim zaproszonym osobom indywidualne powitanie. Nie zapominaj o umiarze, który jest bardzo istotny przy powitaniu. Gdy wielki dystrybutor przyprowadza ze sobą gości, nie osaczaj ich swoją osobą. Przywitaj się, poznaj ich firmę oraz imiona. Staraj się naturalnie zapytać o imię, którym potem będziesz daną osobę nazywał, tak, by czuła z Tobą jakąś więź, wiedziała, że starasz się ugościć ją, jak tylko możesz najlepiej. W ten sposób sprawisz, że wszyscy poczują się wyjątkowi i od razu pozytywnie nastawieni na ciąg dalszy wydarzeń.
Wykorzystanie wideokonferencji w komunikacji
Kiedyś na drodze komunikacji przy uzyciu wideo konferencji było wiele przeszkód głównie ze względu na koszty zakupu tego typu urządzeń. Jednak w dzisiejszych czasach sprzęt elektroniczny mocno staniał i jest dostępny niemal dla każdego. Obecne ceny są dużo niższe niż kiedyś więc nie stanowią one bariery. Zbliżanie się ludzi nigdy nie było tak proste! Dzięki zmianom rynkowym technologia ta jest coraz szerzej i częściej wykorzystywana przez zarówno wielkie korporacje, jak i małe przedsiębiorstwa oraz firmy. Znajduje ona również zastosowanie w domowych warunkach. Dlaczego jest to metoda tak popularna? Prowadzi bowiem do niesłychanych oszczędności i korzyści. Nie tylko nie powoduje znacznych wydatków, jakie zawsze pojawiają się podczas podróży służbowych. Korzystając z możliwości wideokonferencji omija się koszta transportu czy zakwaterowania, koszty związane z przebywaniem poza domem lub miejscem pracy, a co więcej tego typu zachowanie przynosi pożytek środowisku naturalnemu. Wykorzystanie wideokonferencji w codziennej pracy sprawia, że wiele osób może pracować z domu. Dzięki temu mniej jest podróżujących, a co za tym idzie, produkowanych jest mniej zanieczyszczeń związanych z transportem.
Profesjonaliści zorganizują idealną konferencję
Liczba rzeczy o które trzeba zadbać podczas organizowania konferencji, na pewno przeraża niejedną osobę, której ten pomysł przyszedł do głowy. Oczywiście, każdy jest w stanie zorganizować to samodzielnie, jednak ilość wysiłku, który musiałby w to włożyć jest ogromna i niestety, nie gwarantuje odniesienia sukcesu. Na szczęście istnieją osoby, których umiejętności i doświadczenie pozwolą przygotować perfekcyjną konferencję. Pracując pojedynczo lub w zespole pomogą przygotować wszystko co potrzebne, oszczędzą stresu zleceniodawcy i jeśli to możliwe, ograniczą wszelkie koszty. Mogą zaskoczyć swymi niezwykłymi pomysłami, pochwalić się doświadczeniem, a ich zdolności komunikacyjne, profesjonalizm oraz znajomość technik i strategii organizacyjnych zadowolą nawet najbardziej wymagającego pracodawcę. Poniżej są przedstawione kolejne zalety tych osób i opis ich pracy. Niezależnie od tego czy planowana konferencja jest ogromnym wydarzeniem, czy też parogodzinnym spotkaniem, wymaga wcześniejszego przygotowania. Dla profesjonalnego organizatora nie jest ważne czy konferencja trwa cały dzień czy godzinę, będzie on towarzyszył pracodawcy we wszystkich stadiach jej przygotowywania, na długo przed dniem, w którym ma się odbyć.
Okresowe konferencje – PR przedsiębiorstwa
Duże firmy zazwyczaj zobowiązane są do przeprowadzania okresowych konferencji, na których klienci, czy akcjonariusze informowani są o aktualnych postępach, stanie przedsiębiorstwa czy inwestycjach i planach na przyszłość. Niewielkie firmy też co jakiś czas (przynajmniej niektóre) mają okazję do zorganizowania takiego wydarzenia. Wiadomo w mniejszej skali. Na pewno w innym celu niż duże korporacje. Wiele firm jednak takich okazji nie będzie miało nigdy. Jednak skupmy się na firmach, które będą musiały się wykazać podczas organizacji takiego wydarzenia. Profesjonalnie zorganizowana konferencja ma niebagatelny wpływ na wizerunek i PR firmy. Co za tym idzie może być częścią szerokiego planu marketingowego? Dlaczego – jeżeli wszystko dobrze pójdzie to odbiór firmy będzie pozytywny, być może nie będzie wielkiego wpływu na wzrost sprzedaży. Jednak jeżeli okaże się, że nastąpi jakaś wpadka, czegoś nie dopilnujemy prawdopodobieństwo, że sprzedaż spadnie jest już dość duże. Dlatego należy dopilnować wszystkiego i być gotowym na wszelkie możliwe wydarzenia. Poniżej kilka wskazówek.
Konferencja podsumowująca działania
Zastanawiające jest, że w życiu każdego biznesmena przychodzi czas, w którym jego kariera doszła już do takiego etapu, że warto byłoby zrobić konferencję podsumowującą swoje dokonania. Oczywiście pisze tutaj o przypadkach przedsiębiorców, którzy prowadza wielkie firmy, często o zasięgu ogólnopolskim czy międzynarodowym. Warto wtedy organizować tego typu spotkania aby zaprezentować akcjonariuszom, inwestorom jak się ma spółka i co się w niej dzieje. Warto zaprezentować nowe usługi czy nowe produkty klientom. Warto zaprosić na takie wydarzenia wpływowych ludzi mediów, którzy pomogą wypromowaniu tego co się dzieje. Pewne jest również to, że w takim wypadku warto zobaczyć jakie sale konferencyjne są dostępne na rynku. Jest ich ogromna ilość, a można wybrać tylko jedną, taką, która najbardziej będzie odpowiadała prestiżowi spotkania. Jest to dość trudne zadanie, wydawać by się mogło, że w takim przypadku zorganizowanie wspaniałym konferencji jest trudne. Na pewno jest to prawda, można wspomóc się czytając opinie w Internecie na temat oferentów. Dzięki czemu można zweryfikować przynajmniej cześć ośrodków konferencyjnych i wybór wtedy będzie nieco łatwiejszy.
Kosztorys konferencji
Pierwszym etapem przygotowania kosztorysu będzie określenie kosztów usługi, oraz całej konferencji. Przede wszystkim trzeba określić budżet jakim się dysponuje. Następnie przedstawić organizatorowi, pomysł na przebieg konferencji. Organizator pomoże na pewno zaoszczędzić, przygotuje oferty wielu firm świadczących różne usługi, tak aby można było wybrać tę najbardziej korzystną. Przeprowadzi też negocjację z dostawcami, zajmie się jak najtańszym zatrudnieniem obsługi. Profesjonalny organizator naniesie też poprawki na planie całej konferencji. Podpowie co trzeba zmienić oraz kiedy rozpocząć poszczególne etapy przygotowań. Zaplanuje wszystko w najdrobniejszych szczegółach, łącznie z atrakcjami dodatkowymi, zarezerwowaniem miejsca na konferencję oraz zaplanowaniem dojazdu. Ostatnią rzeczą, w której pomoże nam profesjonalny organizator są dodatkowe atrakcje. Konferencja powinna pozostawić po sobie miłe wspomnienia, udana podniesie też prestiż firmy, służy też integracji osób w niej uczestniczących. Można zaplanować wycieczkę dla uczestników konferencji, atrakcje sportowe bądź wieczorne zabawy przy muzyce. W wybraniu najodpowiedniejszej atrakcji pomoże profesjonalista.
Przywitanie uczestników konferencji
Spraw, by uczestnicy poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.
Rola organizatora spotkań biznesowych
Rola profesjonalnego organizatora jest nie do przecenienia podczas trwania ciężkich okresów w roku. Gdy ma się dużo pracy i jest się cały dzień zajętym ciężko zaplanować udaną konferencję i dopracować wszystkie jej szczegóły. Dzięki swojemu nabytemu przez lata doświadczeniu oraz wielu przydatnym znajomościom organizator jest w stanie odciążyć swojego pracodawcę. Ograniczy do minimum czas, który trzeba poświęcić na przygotowanie wydarzenia. Będzie też towarzyszył podczas wszystkich spotkań związanych z planowanym wydarzeniem. Oczywiście usługi profesjonalnego organizatora konferencji kosztują. Ale poczucie, że wszystko jest perfekcyjnie przygotowane jest bezcenne. Organizator nigdy nie zostawi niczego na ostatnią chwilę, każdy aspekt konferencji, począwszy od jedzenia a na transporcie skończywszy będzie dokładnie opracowany. Dzięki jego usługom pracodawca będzie mógł poczuć, że był to owocny dla firmy czas, a wszystko było znakomicie przygotowane od początku do końca. Profesjonalna organizacja konferencji to nie tylko korzyści dla organizatora, ale również dla zaproszonych uczestników.
Dobór miejsca konferencyjnego
Określenie miejsca, w którym ma się odbywać konferencja jest bardzo ważne. Profesjonalista przygotuje kilka propozycji, z pośród których zleceniodawca wybierze te najbardziej dla niego korzystną. Oszacuje koszta noclegu gości, zarezerwuje pokoje na czas ich pobytu. Oprócz przedstawienia miejsca, w którym ewentualnie mogłaby się odbyć konferencja organizator zajmie się zaplanowaniem transportu, uzgodni jaki ma być jego rodzaj oraz jaka kwota jest na niego przeznaczona. Skontaktuje się z przewoźnikiem i zarezerwuje termin, w którym będzie on potrzebny. Kolejna sprawą którą się zajmie jest lista gości. Zajmie się przesłaniem zaproszeń i rezerwacją miejsc. Jeśli pracodawca sobie tego życzy sporządzi listę gości, którzy potwierdzili swoje przybycie. Zajmie się ich rozmieszczeniem na sali oraz w obiekcie, w którym będą nocować. Zajmie się promocją konferencji. Postara się powiadomić o tym wydarzeniu za pomocą internetu, gazet, telewizji. Taka promocja podkreśla prestiż wydarzenia. Zadba też o catering. Uzgodni z pracodawcą jakiego typu potrawy mają zostać podane i co ma zawierać menu. Przygotuje różne propozycje. Zadba też o wystrój sali i oprawę muzyczną i graficzną całej konferencji.