profesjonalna konferencjaLiczba rzeczy o które trzeba zadbać podczas organizowania konferencji, na pewno przeraża niejedną osobę, której ten pomysł przyszedł do głowy. Oczywiście, każdy jest w stanie zorganizować to samodzielnie, jednak ilość wysiłku, który musiałby w to włożyć jest ogromna i niestety, nie gwarantuje odniesienia sukcesu. Na szczęście istnieją osoby, których umiejętności i doświadczenie pozwolą przygotować perfekcyjną konferencję. Pracując pojedynczo lub w zespole pomogą przygotować wszystko co potrzebne, oszczędzą stresu zleceniodawcy i jeśli to możliwe, ograniczą wszelkie koszty. Mogą zaskoczyć swymi niezwykłymi pomysłami, pochwalić się doświadczeniem, a ich zdolności komunikacyjne, profesjonalizm oraz znajomość technik i strategii organizacyjnych zadowolą nawet najbardziej wymagającego pracodawcę. Poniżej są przedstawione kolejne zalety tych osób i opis ich pracy. Niezależnie od tego czy planowana konferencja jest ogromnym wydarzeniem, czy też parogodzinnym spotkaniem, wymaga wcześniejszego przygotowania. Dla profesjonalnego organizatora nie jest ważne czy konferencja trwa cały dzień czy godzinę, będzie on towarzyszył pracodawcy we wszystkich stadiach jej przygotowywania, na długo przed dniem, w którym ma się odbyć.

przedsiebiorstwo prDuże firmy zazwyczaj zobowiązane są do przeprowadzania okresowych konferencji, na których klienci, czy akcjonariusze informowani są o aktualnych postępach, stanie przedsiębiorstwa czy inwestycjach i planach na przyszłość. Niewielkie firmy też co jakiś czas (przynajmniej niektóre) mają okazję do zorganizowania takiego wydarzenia. Wiadomo w mniejszej skali. Na pewno w innym celu niż duże korporacje. Wiele firm jednak takich okazji nie będzie miało nigdy. Jednak skupmy się na firmach, które będą musiały się wykazać podczas organizacji takiego wydarzenia.  Profesjonalnie zorganizowana konferencja ma niebagatelny wpływ na wizerunek i PR firmy. Co za tym idzie może być częścią szerokiego planu marketingowego? Dlaczego – jeżeli wszystko dobrze pójdzie to odbiór firmy będzie pozytywny, być może nie będzie wielkiego wpływu na wzrost sprzedaży. Jednak jeżeli okaże się, że nastąpi jakaś wpadka, czegoś nie dopilnujemy prawdopodobieństwo, że sprzedaż spadnie jest już dość duże. Dlatego należy dopilnować wszystkiego i być gotowym na wszelkie możliwe wydarzenia. Poniżej kilka wskazówek.

atmosfera firmaWysyłanie pracowników na wyjazdy integracyjne to świetny pomysł na pogłębienie więzi i polepszenie współpracy między zatrudnionymi. Jeżeli chcesz, żeby Twoi pracownicy wrócili zadowoleni pod każdym względem zadbaj także o to, by na wyjeździe mieli odpowiednie wsparcie w postaci menadżerów tudzież prowadzących. Muszą być przeświadczeni o tym, że ich obecność tam naprawdę ma wielkie znaczenie, a wkład w wykonywaną pracę nie jest zbędny i zostanie doceniony nie tylko przez szefa, ale nawet przez nich samych. Najlepiej, żeby zrozumieli sens całej wyprawy. Możesz przed wyjazdem wytłumaczyć im jakie cele mają do osiągnięcia. Na pewno zrozumieją i docenią fakt, że dbasz o atmosferę w pracy i lepszą współpracę. Jeżeli wszyscy pracownicy zauważą, że na wyjeździe każdy się stara, a wszystko jest dokładnie zorganizowane, zapewniam Cię, że sami także włożą w każde zaplanowane wydarzenie ogrom wysiłku i postarają się, jak najlepiej wykonać polecenia oraz osiągnąć cel, jakim jest poprawa jakości ich pracy, umiejętność pracy w zespole, nastawienie na cele zespołu, a nie tylko indywidualne oraz wzajemne zaufanie.

szkolenia i kursySzkolenia oraz kursy są tą formą wynagradzania pracowników, która docenią wyłącznie ci najlepsi i najbardziej zmotywowani. W końcu nie bez przyczyny stosuje się pozamaterialne formy wynagradzania tych pracowników, którzy cenią sobie uznanie, poważanie oraz respekt, jaki budzi ta osoba w otoczeniu.  Pochwałę czy awans docenią wyłącznie najlepsi. I to jest właśnie ta różnica, która pokazuje, kto zasłużył na nasze uznanie. Taki właśnie pracownik doceni wszystkie formy stosownych nagród, a nie będzie tylko czekał na  premię pieniężną. Pracownik doceni uznanie, udział w takich spotkaniach, jak konferencje, spotkania,  służbowe obiady- jednym słowem wszystkie te imprezy, w których będzie mógł wziąć udział wyłącznie po zaproszeniu go przez swojego bezpośredniego przełożonego. W końcu, pracownik może dowie się czegoś nowego. Być może pozna pewne sekrety sukcesu, które zdecydowanie przybliżą go do następnego awansu i stanowienia prawdziwie dodatniej wartości dla przedsiębiorstwa. Kierownik mógłby także postawić na udział w ważnych wydarzeniach na szczycie.

biznes podsumowanieZastanawiające jest, że w życiu każdego biznesmena przychodzi czas, w którym jego kariera doszła już do takiego etapu, że warto byłoby zrobić konferencję podsumowującą swoje dokonania. Oczywiście pisze tutaj o przypadkach przedsiębiorców, którzy prowadza wielkie firmy, często o zasięgu ogólnopolskim czy międzynarodowym. Warto wtedy organizować tego typu spotkania aby zaprezentować akcjonariuszom, inwestorom jak się ma spółka i co się w niej dzieje. Warto zaprezentować nowe usługi czy nowe produkty klientom. Warto zaprosić na takie wydarzenia wpływowych ludzi mediów, którzy pomogą wypromowaniu tego co się dzieje. Pewne jest również to, że w takim wypadku warto zobaczyć jakie sale konferencyjne są dostępne na rynku. Jest ich ogromna ilość, a można wybrać tylko jedną, taką, która najbardziej będzie odpowiadała prestiżowi spotkania. Jest to dość trudne zadanie, wydawać by się mogło, że w takim przypadku zorganizowanie wspaniałym konferencji jest trudne. Na pewno jest to prawda, można wspomóc się czytając opinie w Internecie na temat oferentów. Dzięki czemu można zweryfikować przynajmniej cześć ośrodków konferencyjnych i wybór wtedy będzie nieco łatwiejszy.

kosztorys konferencjiPierwszym etapem przygotowania kosztorysu będzie określenie kosztów usługi, oraz całej konferencji. Przede wszystkim trzeba określić budżet jakim się dysponuje. Następnie przedstawić organizatorowi, pomysł na przebieg konferencji. Organizator pomoże na pewno zaoszczędzić, przygotuje oferty wielu firm świadczących różne usługi, tak aby można było wybrać tę najbardziej korzystną. Przeprowadzi też negocjację z dostawcami, zajmie się jak najtańszym zatrudnieniem obsługi. Profesjonalny organizator naniesie też poprawki na planie całej konferencji. Podpowie co trzeba zmienić oraz kiedy rozpocząć poszczególne etapy przygotowań. Zaplanuje wszystko w najdrobniejszych szczegółach, łącznie z atrakcjami dodatkowymi, zarezerwowaniem miejsca na konferencję oraz zaplanowaniem dojazdu. Ostatnią rzeczą, w której pomoże nam profesjonalny organizator są dodatkowe atrakcje. Konferencja powinna pozostawić po sobie miłe wspomnienia, udana podniesie też prestiż firmy, służy też integracji osób w niej uczestniczących. Można zaplanować wycieczkę dla uczestników konferencji, atrakcje sportowe bądź wieczorne zabawy przy muzyce. W wybraniu najodpowiedniejszej atrakcji pomoże profesjonalista.

technologia biznesW ostatnich latach rozwój technologiczny  był niezwykle szybki. Jednak w dobie dwudziestego pierwszego wieku technologia rozwija się w jeszcze bardziej zastraszającym tempie. Wystarczy wspomnieć ostatnie nowinki, jakie obiegły świat dotyczące prac nad nowym wynalazkiem w laboratoriach sygnowanych przez Google – okularach, które tworzą obrazy i wyszukują odpowiedzi na podstawie myśli – okularach reagujących interaktywnie na rzeczywistość. Nic więc dziwnego, że coraz łatwiej i ekonomiczniej jest korzystać z jej osiągnięć, niż negować i uciekać przed możliwościami jakie nam daje. Jedną z przydatnych dla postępu ludzkości zdobyczy techniki jest możliwość organizacji profesjonalnych i zaawansowanych wideokonferencji. Sposób ten wykorzystuje się nie tylko w celach biznesowych, ale także dla wymiany doświadczeń, szerokiego zakresu edukacji oraz poszerzania wiedzy. Siedząc wygodnie w swoim krześle w prywatnym mieszkaniu bądź biurze możemy od stosunkowo niedawna porozumiewać się i rozmawiać z ludźmi z całego świata, płacąc przy tym minimalne pieniądze, a często zupełnie bezpłatnie korzystając z ogólnodostępnych, darmowych programów komputerowych. Cała procedura wideokonferencji wymaga jedynie komputera z połączeniem do internetu prostego mikrofonu, głośników oraz kamery internetowej.

przywitanie konferencjaSpraw, by uczestnicy poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.

mostek konferencyjnyCo to jednak właściwie jest mostek konferencyjny? Jest to urządzenie pozwalające na przeprowadzenie telekonferencji. Podłączane jest ono do linii telefonicznych, a odpowiednie oprogramowanie dba o przebieg konferencji. Umożliwia to także szerszy nadzór nad poufnymi danymi poprzez kontrolę kont i numerów dostępowych wprowadzanych do systemu.  Wszystkie te opcje nadzorcze pozostają w rękach firmy, która wynajmuje innym swój sprzęt. Dlatego zakup własnego mostka konferencyjnego niesie ze sobą nie tylko oszczędność, ale i zwiększenie bezpieczeństwa danych.  Dokonując go, niejako stajemy się własnym dostawcą usług telekonferencyjnych, dzięki czemu wszystko zostaje w macierzystej firmie. Kiedy jest dobry moment na zakup mostka konferencyjnego? Nad takim wyborem powinny zacząć zastanawiać się przedsiębiorstwa, które wydają ponad 3000 PLN na konferencje miesięcznie. Wtedy kupno mostka pozwoli oszczędzić w szerszej perspektywie prawie 50% wydatków związanych z telekonferencjami. Wynika to nie przede wszystkim z odjęcia marży firm oferujących usługi telekonferencyjne, co wiąże się z dramatycznym spadkiem kosztów jednej minuty konferencji.

integracja firmaNajważniejsze jest odpowiednie dobranie zajęć na każdy dzień wyjazdu. Od tego bowiem zależy, czy Twoi pracownicy będą czuli, że ich wyjazd miał jakikolwiek sens i czy rzeczywiście pomógł w nawiązaniu odpowiednich więzi, które pomogą im w dalszej współpracy. Firmy organizujące takie wyjazdy integracyjne oferują szeroki wybór – zawody, ćwiczenia, warsztaty, spotkania w różnych przebraniach. Oczywiście dobór wykonywanych czynności zależy głównie od charakteru firmy oraz potrzeb grupy. Pamiętaj – dobrze zorganizowana wyprawa poskutkuje entuzjazmem, zapałem do pracy oraz ogólnym zadowoleniem pracowników. Dodatkowo będą czuli, że udało im się coś osiągnąć, zrobić wspólnie. Także Tobie – jako szefowi – będą wdzięczni za załatwienie im takiego szkolenia, dzięki któremu podczas uczenia się, towarzyszyła im także rozrywka i luźna atmosfera. Jestem pewna, że takie doświadczenie przełoży się na dobrą atmosferę w pracy, a przecież zdajesz sobie sprawę z tego, jakie to ważne. Musisz tylko się postarać i zrobić wszystko, by wyjazd został przeprowadzony prawidłowo, tak, aby skutek nie był odwrotny. Praca niezadowolonych pracowników wracających z podróży nie będzie bardziej efektywna, a atmosfera w biurze może się zbytnio zagęścić. Nikt nie lubi czuć się zawiedziony.