Duże firmy zazwyczaj zobowiązane są do przeprowadzania okresowych konferencji, na których klienci, czy akcjonariusze informowani są o aktualnych postępach, stanie przedsiębiorstwa czy inwestycjach i planach na przyszłość. Niewielkie firmy też co jakiś czas (przynajmniej niektóre) mają okazję do zorganizowania takiego wydarzenia. Wiadomo w mniejszej skali. Na pewno w innym celu niż duże korporacje. Wiele firm jednak takich okazji nie będzie miało nigdy. Jednak skupmy się na firmach, które będą musiały się wykazać podczas organizacji takiego wydarzenia. Profesjonalnie zorganizowana konferencja ma niebagatelny wpływ na wizerunek i PR firmy. Co za tym idzie może być częścią szerokiego planu marketingowego? Dlaczego – jeżeli wszystko dobrze pójdzie to odbiór firmy będzie pozytywny, być może nie będzie wielkiego wpływu na wzrost sprzedaży. Jednak jeżeli okaże się, że nastąpi jakaś wpadka, czegoś nie dopilnujemy prawdopodobieństwo, że sprzedaż spadnie jest już dość duże. Dlatego należy dopilnować wszystkiego i być gotowym na wszelkie możliwe wydarzenia. Poniżej kilka wskazówek.
Kategoria: marketing
Rola organizatora spotkań biznesowych
Rola profesjonalnego organizatora jest nie do przecenienia podczas trwania ciężkich okresów w roku. Gdy ma się dużo pracy i jest się cały dzień zajętym ciężko zaplanować udaną konferencję i dopracować wszystkie jej szczegóły. Dzięki swojemu nabytemu przez lata doświadczeniu oraz wielu przydatnym znajomościom organizator jest w stanie odciążyć swojego pracodawcę. Ograniczy do minimum czas, który trzeba poświęcić na przygotowanie wydarzenia. Będzie też towarzyszył podczas wszystkich spotkań związanych z planowanym wydarzeniem. Oczywiście usługi profesjonalnego organizatora konferencji kosztują. Ale poczucie, że wszystko jest perfekcyjnie przygotowane jest bezcenne. Organizator nigdy nie zostawi niczego na ostatnią chwilę, każdy aspekt konferencji, począwszy od jedzenia a na transporcie skończywszy będzie dokładnie opracowany. Dzięki jego usługom pracodawca będzie mógł poczuć, że był to owocny dla firmy czas, a wszystko było znakomicie przygotowane od początku do końca. Profesjonalna organizacja konferencji to nie tylko korzyści dla organizatora, ale również dla zaproszonych uczestników.
Wizerunek firmy organizującej szkolenia
Dobra jakość obsługi klienta szkoleń, czy konferencji, ma bardzo istotny wpływ na wizerunek firmy, ważne aby klient był zadowolony z jakości obsługi jak i z wyposażenia obiektu w którym znajduje się sala konferencyjna. Wszystko to ma kluczowe znaczenie w późniejszej ocenie jaką klient z pewnością wystawi obiektowy. A jeżeli będzie miał negatywne doświadczenie to jest wręcz 100 % szans na to, że negatywna opinia gdzieś się pojawi i będzie szkodziła. Także klient nasz pan, cokolwiek sobie życzy dla nas powinno być to normalne, oczywiście wszystko w miarę rozsądku, jeżeli początkowo ustaliliśmy kilka rzeczy, wydaliśmy na to spor budżet i nagle klient chce całkowitej zmiany to oczywiste jest, ze taka sprawa nie jest możliwa do zrealizowania. Wtedy trzeba wszystko klientowi racjonalnie wyjaśnić, pokazać dlaczego i co jest przeszkodą. Ewentualnie pokazać , ze taka zmiana spowoduje zwiększenie kosztów i spytać się o akceptacje nowego rozwiązania. Na rynku sal konferencyjnych konkurencja jest duża, ważne jest więc aby się wyróżnić przede wszystkim znakomitą obsługą.
Organizacja konferencji – pracownicy
Jak bardzo dla każdej firmy jest rozwój i przewaga konkurencyjna nad innymi. W dobie aktualnie trwającego i nie mającego końca kryzysu gospodarczego jest to właściwie najważniejsza broń przedsiębiorstwa. Tylko zatrzymanie najbardziej wartościowych pracowników i dalsze ich dokształcanie może zapewnić byt i przetrwanie przedsiębiorstw. Pracownicy, zwłaszcza CI najbardziej pożądani dobrze o tym wiedzą, dlatego jedynym sposobem aby ich zatrzymać jest ciągłe inwestowanie w ich rozwój, wysyłanie ich na szkolenia, konferencje. Warto również zatrudnić prelegenta, który przeszkoli nasza kadrę z konkretnego zakresu. Nie musimy więc wysyłać kadry na zorganizowane szkolenie, możemy zorganizować je sami. Potrzebna będzie odpowiednia sala konferencyjna, wybór odpowiedniego tematu, odpowiedni prelegent no i najlepiej jakaś osoba, która to wszystko ogarnie i nada temu rzeczywistą otoczkę i sprawi, że słowa staną cię czynem. Aktualnie na rynku dostępnych jest bardzo dużo sal szkoleniowych. Są specjalistyczne obiekty konferencyjne, mamy restauracje, wreszcie są hotele, które posiadają sale konferencyjne a także przeszkoloną kadrę, która każdą konferencję ogarnie i zorganizuje, to samo oczywiście dotyczy szkoleń. Warto więc zastanowić się jaką drogę wybierzemy, jak wszystko zorganizujemy. Jedno jest pewne, na pewno trzeba tę inwestycję poczynić.
Klient konferencji – obsługa
Obsługa klienta to jedna z ważniejszych rzeczy w każdym biznesie, również w tym związanym z organizacja szkoleń i konferencji. Tak jak wspominałem we wpisie sprzed kilku dni zaczynamy serię dotyczącą jakości i generalnie obsługi klienta. Co zrobić kiedy klient jest bardzo wymagający, ciągle chce czegoś więcej. Macie wrażenie, że wszystko już jest tak wypasione a on jeszcze kombinuje i zastanawia się co zrobić dalej. Wasze sale konferencyjne są już odpowiednio przygotowane, atrakcje dodatkowe – no po prostu jest ich masa, wszystko dobrze zorganizowane i dopięte na ostatni guzik. No cóż klient nasz pan. Ma pytania odpowiadaj. Jeżeli chce wyjaśnię wyjaśnij. Jeżeli chce zmian to jeżeli nie jest to związane ze zmianą kosztów to dokonaj zmiany, specjalnie dla niego. Będzie czuł, że w tym obiekcie dba się o jego potrzeby i że hotelowi również zależy na tym aby konferencja czy wydarzenie biznesowe wypadło na jak najwyższym poziomie. Dobrze przygotowana konferencja i zadowolony klient to najlepsza reklama dla twojej firmy zajmującej się organizacja spotkań biznesowych.
Wykorzystanie obiektów biznesowych
Piękna pogoda za oknem. Słońce świeci niczym rozżarzona kula ognia. Wszystko to wpływa na to, że ludzie stają się bardziej pogodni i częściej się uśmiechają. Jak wiadomo promienie słoneczne w wpływają bardzo pozytywnie na ludzki organizm. Wytworzona Witamina D spraw, ze czujemy się zdrowsi. Również przez to zwiększa się ruch w obiektach biznesowo konferencyjnych takich jak ten, w którym pracuję. Zdecydowanie widać wzmożony ruch i większe zainteresowanie. Okres wiosenny i letni to czas kiedy więcej niż zwykle firm organizuje ważne konferencje i wydarzenia. Właściwie nie wiadomo czym to jest spowodowane , ale tak już jest. Co oczywiste dzieje się również w sferze szkoleń. Jak wiadomo większość hoteli o obiektów, które zajmują się organizacją konferencji wynajmuje swoje sale i świadczy usługi w zakresie organizacji uroczystości okolicznościowych, wystawnych bankietów oraz bali. Jest również oczywiste, że ze względu na charakter tych imprez oraz piękną pogodę jaka raczy nas w tym okresie zwiększa się zapotrzebowanie i popyt ze strony klientów na wynajem sal pod organizację szkoleń.
Zarządzanie projektami
W dzisiejszym wpisie chciałbym poruszyć po krótce temat zarządzania projektami. Jest to niezwykle ważne w pracy takiej jak moja czyli organizatora konferencji czy spotkań biznesowych. Szczególnie przydatna jest wiedza z zakresu zarządzania projektami kiedy obsługuje się i przygotowuje konferencję, która ma duży zasięg i jest ogólnie wielkim wydarzeniem. Dlaczego to jest ważne. Podczas organizacji konferencji do ogarnięcia jest na prawdę wiele tematów. Wiele z nich się ze sobą zazębia, wykonanie jednej rzeczy warunkuje kolejną. Są procesy, które muszą być wykonane ściśle po kolei. Jeden termin goni drugi. Jeżeli w hotelu organizowanych jest kilka wydarzeń jednocześnie to jest jeszcze większy problem, który pracownik kiedy jest dostępny, jakie sale konferencyjne są wolne w danym momencie, które pokoje i kiedy są zarezerwowane. Jeżeli ktoś nawali całość leży. Zwykły kalendarz tu nie wystarczy. Bardzo przydatne są specjalistyczne narzędzia takie jak mapy myśli, harmonogram Ganta, żelazny trójkąt, linia procesu. Warto zapoznać się z informacjami w Internecie, które szczegółowo opisują problem. Ja zaznaczyłem, że warto się nimi posługiwać gdyż znaczeni ułatwiają one pracę i profesjonalną obsługę konferencji, co jest niezwykłym plusem, zwłaszcza kiedy obowiązków jest naprawdę sporo.
Organizacja eventów
Wszyscy, którzy są związani z branżą eventową oraz organizacja imprez czy spotkań biznesowych mają pełne ręce roboty. Ważne jest więc mentalne przygotowanie do zbliżającego się intensywnego okresu pracy. W tym okresie zarwanych zostanie wiele nocny, wiele nadgodzin zostanie wybranych, będzie pot, będzie zmęczenie. Ale jak wiadomo wszystko wiąże się z większym wynagrodzeniem i radością. Gdyż jak zakładam osoby, które pracują jako organizatorzy imprez raczej lubią to robić i nie traktują tego do końca jak typową pracę. Raczej mam nadzieję, że tak jak ja wykonują swoją pracę z pasją i zaangażowaniem. Jak ciągle podkreślam klient widzi i czuje jakie jest nastawienie organizatora. Klient wie i widzi, czy jest obsługiwany starannie i z zapałem, czuje czy dbamy o niego i czy interesuje nas to czy wydarzenie będzie sukcesem. Zatem pamiętajmy mimo ogromnego wysiłku i pracy jaka nasz czeka musimy z radością i pełnym zaangażowaniem dbać o każdego klienta tak samo intensywnie. Do usłyszenia za kilka dni.
Przygotowanie do obsługi klientów konferencji
Witam Państwa ponownie na moim skromnym blogu. Dzisiaj poruszymy kolejny temat związany z organizacją konferencji. Jak zapewne Państwo wiecie rynek konferencyjny i rynek obiektów, które konferencje organizują jest mocno nasycony, konkurencja jest duża. Trzeba więc zastanowić się jak się wyróżnić na tym rynku, jak sprawić aby to właśnie sale konferencyjne w naszym ośrodku zostały wybrane i aby to nasz obiekt zdobył kontrakt na organizacje tego wydarzenia biznesowego. Ogólnie rzecz ujmując jest sporo możliwości, których wykorzystanie sprawi, że nasz obiekt w oczach klientów będzie się jawił jako obiekt ciekawy i warty uwagi. Ważne jest więc aby ciągle się dokształcać, analizować oferty konkurencji i uzupełniać swoją ofertę, aby wydarzenia i konferencje w naszym hotelu jawiły się jako te najbardziej profesjonalne i najbardziej kompleksowe. Wszakże klient lubi być odpowiednio obsłużony, lubi kiedy wiele rzeczy zrobi się za niego, kiedy nie musi się już o wiele rzeczy martwić. To obraz typowego klienta. My jesteśmy wykonawcą usługi zatem powinniśmy to bardzo dobrze wiedzieć, że o klienta trzeba porządnie zadbać, zwłaszcza kiedy chodzi o organizację konferencji, która jakby nie było zabiera spory budżet i wymaga wielu wysiłków.
Jakość obsługi, a marketing
Wbrew pozorom jakość obsługi ma bardzo duży wpływ na marketing, dotyczy to także organizacji konferencji i szkoleń biznesowych. Warto pamiętać iż doskonała obsługa klientów, przysporzyć nam może wiele korzyści. Zwykle jest też tak, że jeżeli klient organizuje jedną konferencję czy jedno szkolenie to w późniejszym czasie zorganizuje kolejne i jeżeli wszystko załatwimy jak należy to nasze sale konferencyjne będą wtedy brane pod uwagę. Klient zadowolony z usługi może również polecić nasza ofertę innym firmom i osoba zainteresowanym zorganizowaniem konferencji. Jeżeli jakością obsługi wyróżnimy się na tle konkurencji, możemy być pewni iż nasz biznes będzie się rozwijał, a także zdobędzie darmowa reklamę, tak zwanym marketingiem szeptanym. Wszystko tutaj napisałem bardzo ogólnie, w przyszłości oczywiście kilka konkretów przedstawię, jednak najbardziej zachęcam do samodzielnego zdobywania wiedzy, czytania literatury fachowej, pism branżowych, a przede wszystkim do słuchania klientów, tego co mówią i jak komentują. Internet jest świetnym źródłem pozyskiwania wiedzy na temat oczekiwań i opinii klientów dotyczących organizacji wydarzeń biznesowych.