Służbowe wyjazdy integracyjne mogą okazać się niesamowitym sukcesem lub całkowitą porażką. Wszystko zależy od tego, jak zaplanowane zostaną dni Twojej grupy i czy przeprowadzone szkolenia, zabawy oraz inne warsztaty sprawią, że Twoi pracownicy rzeczywiście lepiej się zgrają i przede wszystkim poznają. Postaraj się zrobić wszystko co w Twojej mocy, by pracownicy nie wrócili z takiego wyjazdu z poczuciem zmarnowanego czasu. W końcu nie to jest celem tej podróży. Jednak, by cel osiągnąć musisz znaleźć odpowiednich, doświadczonych organizatorów takich zjazdów, którzy pod odpowiednim kątem zaplanują cały dzień Twoich gości. W takich spotkaniach nie chodzi o to, by ludzie jedynie dobrze się bawili. Oczywiście rozrywka jest ważna, ale najważniejsze jest zadanie, które trzeba zrealizować – poznanie, zgranie grupy i lepsza współpraca wśród pracowników. Zajęcia muszą być dopasowane bezpośrednio do każdej grupy. Nie można wszystkich traktować jednakowo, całość trzeba dokładnie przemyśleć, nie zapominając przy tym o indywidualnych potrzebach, jakie posiada każdy człowiek.
Kategoria: komunikacja
Wykorzystanie wideokonferencji w komunikacji
Kiedyś na drodze komunikacji przy uzyciu wideo konferencji było wiele przeszkód głównie ze względu na koszty zakupu tego typu urządzeń. Jednak w dzisiejszych czasach sprzęt elektroniczny mocno staniał i jest dostępny niemal dla każdego. Obecne ceny są dużo niższe niż kiedyś więc nie stanowią one bariery. Zbliżanie się ludzi nigdy nie było tak proste! Dzięki zmianom rynkowym technologia ta jest coraz szerzej i częściej wykorzystywana przez zarówno wielkie korporacje, jak i małe przedsiębiorstwa oraz firmy. Znajduje ona również zastosowanie w domowych warunkach. Dlaczego jest to metoda tak popularna? Prowadzi bowiem do niesłychanych oszczędności i korzyści. Nie tylko nie powoduje znacznych wydatków, jakie zawsze pojawiają się podczas podróży służbowych. Korzystając z możliwości wideokonferencji omija się koszta transportu czy zakwaterowania, koszty związane z przebywaniem poza domem lub miejscem pracy, a co więcej tego typu zachowanie przynosi pożytek środowisku naturalnemu. Wykorzystanie wideokonferencji w codziennej pracy sprawia, że wiele osób może pracować z domu. Dzięki temu mniej jest podróżujących, a co za tym idzie, produkowanych jest mniej zanieczyszczeń związanych z transportem.
Polepszenie atmosfery w firmie
Wysyłanie pracowników na wyjazdy integracyjne to świetny pomysł na pogłębienie więzi i polepszenie współpracy między zatrudnionymi. Jeżeli chcesz, żeby Twoi pracownicy wrócili zadowoleni pod każdym względem zadbaj także o to, by na wyjeździe mieli odpowiednie wsparcie w postaci menadżerów tudzież prowadzących. Muszą być przeświadczeni o tym, że ich obecność tam naprawdę ma wielkie znaczenie, a wkład w wykonywaną pracę nie jest zbędny i zostanie doceniony nie tylko przez szefa, ale nawet przez nich samych. Najlepiej, żeby zrozumieli sens całej wyprawy. Możesz przed wyjazdem wytłumaczyć im jakie cele mają do osiągnięcia. Na pewno zrozumieją i docenią fakt, że dbasz o atmosferę w pracy i lepszą współpracę. Jeżeli wszyscy pracownicy zauważą, że na wyjeździe każdy się stara, a wszystko jest dokładnie zorganizowane, zapewniam Cię, że sami także włożą w każde zaplanowane wydarzenie ogrom wysiłku i postarają się, jak najlepiej wykonać polecenia oraz osiągnąć cel, jakim jest poprawa jakości ich pracy, umiejętność pracy w zespole, nastawienie na cele zespołu, a nie tylko indywidualne oraz wzajemne zaufanie.
Konferencja podsumowująca działania
Zastanawiające jest, że w życiu każdego biznesmena przychodzi czas, w którym jego kariera doszła już do takiego etapu, że warto byłoby zrobić konferencję podsumowującą swoje dokonania. Oczywiście pisze tutaj o przypadkach przedsiębiorców, którzy prowadza wielkie firmy, często o zasięgu ogólnopolskim czy międzynarodowym. Warto wtedy organizować tego typu spotkania aby zaprezentować akcjonariuszom, inwestorom jak się ma spółka i co się w niej dzieje. Warto zaprezentować nowe usługi czy nowe produkty klientom. Warto zaprosić na takie wydarzenia wpływowych ludzi mediów, którzy pomogą wypromowaniu tego co się dzieje. Pewne jest również to, że w takim wypadku warto zobaczyć jakie sale konferencyjne są dostępne na rynku. Jest ich ogromna ilość, a można wybrać tylko jedną, taką, która najbardziej będzie odpowiadała prestiżowi spotkania. Jest to dość trudne zadanie, wydawać by się mogło, że w takim przypadku zorganizowanie wspaniałym konferencji jest trudne. Na pewno jest to prawda, można wspomóc się czytając opinie w Internecie na temat oferentów. Dzięki czemu można zweryfikować przynajmniej cześć ośrodków konferencyjnych i wybór wtedy będzie nieco łatwiejszy.
Wykorzystanie technologii w biznesie
W ostatnich latach rozwój technologiczny był niezwykle szybki. Jednak w dobie dwudziestego pierwszego wieku technologia rozwija się w jeszcze bardziej zastraszającym tempie. Wystarczy wspomnieć ostatnie nowinki, jakie obiegły świat dotyczące prac nad nowym wynalazkiem w laboratoriach sygnowanych przez Google – okularach, które tworzą obrazy i wyszukują odpowiedzi na podstawie myśli – okularach reagujących interaktywnie na rzeczywistość. Nic więc dziwnego, że coraz łatwiej i ekonomiczniej jest korzystać z jej osiągnięć, niż negować i uciekać przed możliwościami jakie nam daje. Jedną z przydatnych dla postępu ludzkości zdobyczy techniki jest możliwość organizacji profesjonalnych i zaawansowanych wideokonferencji. Sposób ten wykorzystuje się nie tylko w celach biznesowych, ale także dla wymiany doświadczeń, szerokiego zakresu edukacji oraz poszerzania wiedzy. Siedząc wygodnie w swoim krześle w prywatnym mieszkaniu bądź biurze możemy od stosunkowo niedawna porozumiewać się i rozmawiać z ludźmi z całego świata, płacąc przy tym minimalne pieniądze, a często zupełnie bezpłatnie korzystając z ogólnodostępnych, darmowych programów komputerowych. Cała procedura wideokonferencji wymaga jedynie komputera z połączeniem do internetu prostego mikrofonu, głośników oraz kamery internetowej.
Przywitanie uczestników konferencji
Spraw, by uczestnicy poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.
Mostek konferencyjny
Co to jednak właściwie jest mostek konferencyjny? Jest to urządzenie pozwalające na przeprowadzenie telekonferencji. Podłączane jest ono do linii telefonicznych, a odpowiednie oprogramowanie dba o przebieg konferencji. Umożliwia to także szerszy nadzór nad poufnymi danymi poprzez kontrolę kont i numerów dostępowych wprowadzanych do systemu. Wszystkie te opcje nadzorcze pozostają w rękach firmy, która wynajmuje innym swój sprzęt. Dlatego zakup własnego mostka konferencyjnego niesie ze sobą nie tylko oszczędność, ale i zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dokonując go, niejako stajemy się własnym dostawcą usług telekonferencyjnych, dzięki czemu wszystko zostaje w macierzystej firmie. Kiedy jest dobry moment na zakup mostka konferencyjnego? Nad takim wyborem powinny zacząć zastanawiać się przedsiębiorstwa, które wydają ponad 3000 PLN na konferencje miesięcznie. Wtedy kupno mostka pozwoli oszczędzić w szerszej perspektywie prawie 50% wydatków związanych z telekonferencjami. Wynika to nie przede wszystkim z odjęcia marży firm oferujących usługi telekonferencyjne, co wiąże się z dramatycznym spadkiem kosztów jednej minuty konferencji.
Wyjazd integracyjny
Najważniejsze jest odpowiednie dobranie zajęć na każdy dzień wyjazdu. Od tego bowiem zależy, czy Twoi pracownicy będą czuli, że ich wyjazd miał jakikolwiek sens i czy rzeczywiście pomógł w nawiązaniu odpowiednich więzi, które pomogą im w dalszej współpracy. Firmy organizujące takie wyjazdy integracyjne oferują szeroki wybór – zawody, ćwiczenia, warsztaty, spotkania w różnych przebraniach. Oczywiście dobór wykonywanych czynności zależy głównie od charakteru firmy oraz potrzeb grupy. Pamiętaj – dobrze zorganizowana wyprawa poskutkuje entuzjazmem, zapałem do pracy oraz ogólnym zadowoleniem pracowników. Dodatkowo będą czuli, że udało im się coś osiągnąć, zrobić wspólnie. Także Tobie – jako szefowi – będą wdzięczni za załatwienie im takiego szkolenia, dzięki któremu podczas uczenia się, towarzyszyła im także rozrywka i luźna atmosfera. Jestem pewna, że takie doświadczenie przełoży się na dobrą atmosferę w pracy, a przecież zdajesz sobie sprawę z tego, jakie to ważne. Musisz tylko się postarać i zrobić wszystko, by wyjazd został przeprowadzony prawidłowo, tak, aby skutek nie był odwrotny. Praca niezadowolonych pracowników wracających z podróży nie będzie bardziej efektywna, a atmosfera w biurze może się zbytnio zagęścić. Nikt nie lubi czuć się zawiedziony.
Dobór miejsca konferencyjnego
Określenie miejsca, w którym ma się odbywać konferencja jest bardzo ważne. Profesjonalista przygotuje kilka propozycji, z pośród których zleceniodawca wybierze te najbardziej dla niego korzystną. Oszacuje koszta noclegu gości, zarezerwuje pokoje na czas ich pobytu. Oprócz przedstawienia miejsca, w którym ewentualnie mogłaby się odbyć konferencja organizator zajmie się zaplanowaniem transportu, uzgodni jaki ma być jego rodzaj oraz jaka kwota jest na niego przeznaczona. Skontaktuje się z przewoźnikiem i zarezerwuje termin, w którym będzie on potrzebny. Kolejna sprawą którą się zajmie jest lista gości. Zajmie się przesłaniem zaproszeń i rezerwacją miejsc. Jeśli pracodawca sobie tego życzy sporządzi listę gości, którzy potwierdzili swoje przybycie. Zajmie się ich rozmieszczeniem na sali oraz w obiekcie, w którym będą nocować. Zajmie się promocją konferencji. Postara się powiadomić o tym wydarzeniu za pomocą internetu, gazet, telewizji. Taka promocja podkreśla prestiż wydarzenia. Zadba też o catering. Uzgodni z pracodawcą jakiego typu potrawy mają zostać podane i co ma zawierać menu. Przygotuje różne propozycje. Zadba też o wystrój sali i oprawę muzyczną i graficzną całej konferencji.
Komunikacja dzięki telekonferencji
Telekonferencja to metoda komunikacji taniej, szybkiej i wygodnej. Nic więc dziwnego, że na całym świecie coraz więcej firm korzysta z dobrodziejstw tej technologii. Konferencje są w biznesie coraz częstsze i dłuższe, a co za tym idzie – także mimo wszystko droższe. Przez ostatnich kilka lat ilość odbywających się na świecie konferencji drogą multimedialną podwoiła się. Na tym jednak nie koniec; wkrótce może okazać się, iż zwykłe spotkanie przy kawie lub zebranie w siedzibie firmy będą przestarzałą metodą konsultacji. Synoptycy szacują, że taki wzrost popularności nie tylko będzie się utrzymywać, ale i rosnąć wymiernie. Wszystkie te prognozy wyglądają wyjątkowo dobrze dla firm oferujących wynajem mostków konferencyjnych lub obsługi takiego sprzętu. Ich przychody rosną bowiem astronomicznie razem z popytu na tego typu usługi. Nie jest to jednak miłą wiadomość dla osób z tych usług korzystających. Wiadomo bowiem, że nawet jeśli wzrost popytu nie sprowokuje wzrostu cen, to łączne koszty związane z telekonferencjami także podskoczą. Nie przekroczą prawdopodobnie wydatków jakie wiązałyby się z przeprowadzaniem takich samych spotkań tradycyjnie, twarzą w twarz, jednak dla przyzwyczajonych do oszczędności firm tak czy inaczej będzie to cios.