Rola profesjonalnego organizatora jest nie do przecenienia podczas trwania ciężkich okresów w roku. Gdy ma się dużo pracy i jest się cały dzień zajętym ciężko zaplanować udaną konferencję i dopracować wszystkie jej szczegóły. Dzięki swojemu nabytemu przez lata doświadczeniu oraz wielu przydatnym znajomościom organizator jest w stanie odciążyć swojego pracodawcę. Ograniczy do minimum czas, który trzeba poświęcić na przygotowanie wydarzenia. Będzie też towarzyszył podczas wszystkich spotkań związanych z planowanym wydarzeniem. Oczywiście usługi profesjonalnego organizatora konferencji kosztują. Ale poczucie, że wszystko jest perfekcyjnie przygotowane jest bezcenne. Organizator nigdy nie zostawi niczego na ostatnią chwilę, każdy aspekt konferencji, począwszy od jedzenia a na transporcie skończywszy będzie dokładnie opracowany. Dzięki jego usługom pracodawca będzie mógł poczuć, że był to owocny dla firmy czas, a wszystko było znakomicie przygotowane od początku do końca. Profesjonalna organizacja konferencji to nie tylko korzyści dla organizatora, ale również dla zaproszonych uczestników.
Tag: organizator
Dobór miejsca konferencyjnego
Określenie miejsca, w którym ma się odbywać konferencja jest bardzo ważne. Profesjonalista przygotuje kilka propozycji, z pośród których zleceniodawca wybierze te najbardziej dla niego korzystną. Oszacuje koszta noclegu gości, zarezerwuje pokoje na czas ich pobytu. Oprócz przedstawienia miejsca, w którym ewentualnie mogłaby się odbyć konferencja organizator zajmie się zaplanowaniem transportu, uzgodni jaki ma być jego rodzaj oraz jaka kwota jest na niego przeznaczona. Skontaktuje się z przewoźnikiem i zarezerwuje termin, w którym będzie on potrzebny. Kolejna sprawą którą się zajmie jest lista gości. Zajmie się przesłaniem zaproszeń i rezerwacją miejsc. Jeśli pracodawca sobie tego życzy sporządzi listę gości, którzy potwierdzili swoje przybycie. Zajmie się ich rozmieszczeniem na sali oraz w obiekcie, w którym będą nocować. Zajmie się promocją konferencji. Postara się powiadomić o tym wydarzeniu za pomocą internetu, gazet, telewizji. Taka promocja podkreśla prestiż wydarzenia. Zadba też o catering. Uzgodni z pracodawcą jakiego typu potrawy mają zostać podane i co ma zawierać menu. Przygotuje różne propozycje. Zadba też o wystrój sali i oprawę muzyczną i graficzną całej konferencji.
Odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej
Przygotowanie sali konferencyjnej do ważnego wydarzenia biznesowego czy szkoleniowego to nie lada wyzwanie. Jednak dla profesjonalisty, który zajmuje się obsługa konferencji już od długiego czasu takie wyzwanie jest codzienną działalnością, która wcale nie wymaga wielkiego skupienia. Oczywiście mówię tutaj tylko o technicznym aspekcie sprawy. Wszystkie indywidualne życzenia klienta oraz obsługa grupy to zadanie, które wymaga czasu, wielkiego skupienia, ogromnego zaangażowania. Profesjonalny organizator konferencji, który obsługuje dobrze przygotowana salę konferencyjną wie o tym, co więcej dobrze wie jak sobie z wszystkimi czekającymi zadaniami skutecznie poradzić i co zrobić aby w ostatecznym rozrachunku klient, który w danym obiekcie konferencyjnym wykupił usługę organizacji konferencji czy szkolenia bądź wynajął salę konferencyjną lub szkoleniową był w stu procentach zadowolony.