Obsługa klienta to jedna z ważniejszych rzeczy w każdym biznesie, również w tym związanym z organizacja szkoleń i konferencji. Tak jak wspominałem we wpisie sprzed kilku dni zaczynamy serię dotyczącą jakości i generalnie obsługi klienta. Co zrobić kiedy klient jest bardzo wymagający, ciągle chce czegoś więcej. Macie wrażenie, że wszystko już jest tak wypasione a on jeszcze kombinuje i zastanawia się co zrobić dalej. Wasze sale konferencyjne są już odpowiednio przygotowane, atrakcje dodatkowe – no po prostu jest ich masa, wszystko dobrze zorganizowane i dopięte na ostatni guzik. No cóż klient nasz pan. Ma pytania odpowiadaj. Jeżeli chce wyjaśnię wyjaśnij. Jeżeli chce zmian to jeżeli nie jest to związane ze zmianą kosztów to dokonaj zmiany, specjalnie dla niego. Będzie czuł, że w tym obiekcie dba się o jego potrzeby i że hotelowi również zależy na tym aby konferencja czy wydarzenie biznesowe wypadło na jak najwyższym poziomie. Dobrze przygotowana konferencja i zadowolony klient to najlepsza reklama dla twojej firmy zajmującej się organizacja spotkań biznesowych.
Kategoria: szkolenia
Wykorzystanie obiektów biznesowych
Piękna pogoda za oknem. Słońce świeci niczym rozżarzona kula ognia. Wszystko to wpływa na to, że ludzie stają się bardziej pogodni i częściej się uśmiechają. Jak wiadomo promienie słoneczne w wpływają bardzo pozytywnie na ludzki organizm. Wytworzona Witamina D spraw, ze czujemy się zdrowsi. Również przez to zwiększa się ruch w obiektach biznesowo konferencyjnych takich jak ten, w którym pracuję. Zdecydowanie widać wzmożony ruch i większe zainteresowanie. Okres wiosenny i letni to czas kiedy więcej niż zwykle firm organizuje ważne konferencje i wydarzenia. Właściwie nie wiadomo czym to jest spowodowane , ale tak już jest. Co oczywiste dzieje się również w sferze szkoleń. Jak wiadomo większość hoteli o obiektów, które zajmują się organizacją konferencji wynajmuje swoje sale i świadczy usługi w zakresie organizacji uroczystości okolicznościowych, wystawnych bankietów oraz bali. Jest również oczywiste, że ze względu na charakter tych imprez oraz piękną pogodę jaka raczy nas w tym okresie zwiększa się zapotrzebowanie i popyt ze strony klientów na wynajem sal pod organizację szkoleń.
Tablice konferencyjne Dura Safe
Balt Best Rite tablica jest polecana osobom, którym bardzo zależy na spójności kolorystycznej miejsca, w którym się będzie znajdowała. Firma Dura- Safe oferuje tacki na markery we wszystkich kolorach, o których tylko można zamarzyć. Może to być zarówno standardowy czarny, jak i niebieski bądź burgund. Podobnie jak powyższe tablice model Balt Best-Rite Dura-Safe Markerboard jest wykonany z wysokiej jakości porcelany. Niektóre jej elementy zostały wykonane z materiału, który nie ulega zapaleniu, w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom tej tablicy. Tablice mają rozmiary od najmniejszych aż po 4′ x 12′. Kolejną cechą, która je łączy jest przystępna cena. Oczywiście można odnaleźć produkty od nich tańsze, jednak cena tych, które tu są wymienione jest w zasięgu przeciętnej osoby. Kupując je ma się też pewność i gwarancję, iż będą dobrze służyć. Widać, że to bardzo ważne żeby posiadać tablicę w swojej sali konferencyjnej. Więc nie ma, na co czekać, tylko przeznaczyć pewną kwotę na ten niezwykle ważny element. Kupując tablicę nie można też zapomnieć o odpowiednich markerach oraz gąbce do jej oczyszczania. Warto o poradę poprosić osobę pracującą w sklepie, pomoże ona wybrać produkt, który nie uszkodzi tablicy i ułatwi jej użytkowanie.
Zarządzanie projektami
W dzisiejszym wpisie chciałbym poruszyć po krótce temat zarządzania projektami. Jest to niezwykle ważne w pracy takiej jak moja czyli organizatora konferencji czy spotkań biznesowych. Szczególnie przydatna jest wiedza z zakresu zarządzania projektami kiedy obsługuje się i przygotowuje konferencję, która ma duży zasięg i jest ogólnie wielkim wydarzeniem. Dlaczego to jest ważne. Podczas organizacji konferencji do ogarnięcia jest na prawdę wiele tematów. Wiele z nich się ze sobą zazębia, wykonanie jednej rzeczy warunkuje kolejną. Są procesy, które muszą być wykonane ściśle po kolei. Jeden termin goni drugi. Jeżeli w hotelu organizowanych jest kilka wydarzeń jednocześnie to jest jeszcze większy problem, który pracownik kiedy jest dostępny, jakie sale konferencyjne są wolne w danym momencie, które pokoje i kiedy są zarezerwowane. Jeżeli ktoś nawali całość leży. Zwykły kalendarz tu nie wystarczy. Bardzo przydatne są specjalistyczne narzędzia takie jak mapy myśli, harmonogram Ganta, żelazny trójkąt, linia procesu. Warto zapoznać się z informacjami w Internecie, które szczegółowo opisują problem. Ja zaznaczyłem, że warto się nimi posługiwać gdyż znaczeni ułatwiają one pracę i profesjonalną obsługę konferencji, co jest niezwykłym plusem, zwłaszcza kiedy obowiązków jest naprawdę sporo.
Organizacja eventów
Wszyscy, którzy są związani z branżą eventową oraz organizacja imprez czy spotkań biznesowych mają pełne ręce roboty. Ważne jest więc mentalne przygotowanie do zbliżającego się intensywnego okresu pracy. W tym okresie zarwanych zostanie wiele nocny, wiele nadgodzin zostanie wybranych, będzie pot, będzie zmęczenie. Ale jak wiadomo wszystko wiąże się z większym wynagrodzeniem i radością. Gdyż jak zakładam osoby, które pracują jako organizatorzy imprez raczej lubią to robić i nie traktują tego do końca jak typową pracę. Raczej mam nadzieję, że tak jak ja wykonują swoją pracę z pasją i zaangażowaniem. Jak ciągle podkreślam klient widzi i czuje jakie jest nastawienie organizatora. Klient wie i widzi, czy jest obsługiwany starannie i z zapałem, czuje czy dbamy o niego i czy interesuje nas to czy wydarzenie będzie sukcesem. Zatem pamiętajmy mimo ogromnego wysiłku i pracy jaka nasz czeka musimy z radością i pełnym zaangażowaniem dbać o każdego klienta tak samo intensywnie. Do usłyszenia za kilka dni.
Kryteria wyboru miejsca organizacji konferencji
Głównie należy się skupić na zapleczu jakim dysponuje dany obiekt biznesowy. Czy sale konferencyjne posiadają odpowiednie zaplecze technologiczne oraz konferencyjne. Czy w obiekcie znajduje się restauracja bądź czy jest możliwość zamówienia cateringu. Czy jest możliwość wynajęcie noclegów w obiekcie bądź gdzieś w pobliskiej okolicy. Wszystko zależy od tego czego tak na prawdę potrzebujemy oraz jakimi finansami dysponujemy. Dlatego niezwykle ważne jest aby przygotować sobie swoisty brief na temat tego co mamy zrobić, dla kogo i jaki jest cel całego przedsięwzięcia. Tylko wtedy będziemy w stanie zaplanować wszystko tak jak należy i tylko wtedy damy radę stworzyć i poprowadzić projekt, który odniesie sukces. Należy mieć na uwadze, że konferencja jest zawsze istotnym dla danego podmiotu przedsięwzięciem i zawsze owy podmiot ma nadzieję, na wyciągnięcie określonych korzyści. Dlatego organizatorzy spotkań biznesowych i konferencji mają zawsze trudne zadanie i wielką odpowiedzialność. O od nich zależy jak wszystko się potoczy i czy dane spotkanie biznesowe czy konferencja będzie udane.
Przygotowanie do organizacji spotkań biznesowych
Przygotowanie do organizacji spotkań biznesowych. Aby zorganizować spotkanie biznesowe na wysokim poziomie, trzeba najpierw przygotować się do jego organizacji, przygotować termin, wybrać sale konferencyjne, zorganizować zespół i obsługę. Wybór miejsca to ważne zadnie, nie zawsze konferencje organizowane są w miejscu działalności firmy, często korporacje organizują kilkudniowe konferencje w obiektach znacznie oddalonych od firmy, organizując dojazd. Zazwyczaj jednak firmy ograniczając spotkania biznesowe blisko miejsca prowadzenia firmy, taka lokalizacja ma wiele zalet, zmniejsza czas potrzebny na dojazd, obniżone w ten sposób zostają również koszty, dodatkowo pozwala na lepszy kontakt z firma zajmującą się organizacja konferencji i spotkań biznesowych. Każdy musi sam zdecydować gdzie zorganizuje konferencje – oto pytanie, które zawsze nurtuje wielu właścicieli firm, instytucji finansowych, biznesowych czy naukowych, a także przedstawicieli różnego typu organizacji, które zajmują się organizowaniem tego typu spotkań biznesowych. Oczywiście wybór Sali konferencyjnej to nie jest zadanie łatwe i wymaga wiele uwagi oraz analiz.
Tablica Quartet Prestige
Jednym z ważniejszych sprzętów, które znajdują się w sali konferencyjnej jest tablica. Poniżej zostanie przedstawiona tablica, która na pewno zadowolą nawet najbardziej wymagającą osobę. Pierwsza z nich to Quartet Prestige Plus Euro Style Whiteboard. Jeśli wcześniej nie miało się do czynienia z żadną z firm produkujących tego typu tablicę, warto wiedzieć, że firma Quarter cieszy się popularnością i jest uznawana za jednego z najlepszych lub najlepszego wytwórcę tego typu tablic. Model tu przedstawiony jest wykonany z porcelany DuraMax. Jest to porcelana najwyższej jakości. Oprócz materiału, z którego została wykonana właściwa powierzchnia tablicy, ważny jest ten, z którego została wykonana jej oprawa. W przypadku tego modelu to wysokiej jakości, trwały tytan. Jej zaletą jest odporność na zarysowania oraz to, że jest łatwa do utrzymaniu w czystości. Napisy da się łatwo zmyć w całości, nie zostają po nich smugi i ślady koloru. Do tablicy dołączona jest półeczka, na której można trzymać markery oraz gąbkę a także ich zestaw. Jest ona dostępna w dwóch wymiarach: 8’ x 4′ lub pasująca do mniejszych pomieszczeń 3 x 2′.
Przygotowanie spotkań biznesowych
Organizując konferencje trzeba mieć na uwadze wiele rzeczy. Jedną z ważniejszych jest wybór Sali konferencyjnej, w której owo spotkanie biznesowe ma się odbyć. Właściwie jest to moment kluczowy w cały procesie przygotowania konferencji. Ważne jest aby dobrze zastanowić się nad wyborem i sprawdzić co oferuje dany ośrodek konferencyjny. Profesjonalne obiekty biznesowe posiadają sale konferencyjne, które są bardzo dobrze wyposażone. Nowoczesne technologie i specjalistyczne urządzenia są niezwykle istotne i mają duże znaczenie podczas przebiegu spotkania konferencyjnego. Warto zrobić sobie listę rzeczy, które według nas będą potrzebne podczas konferencji, warto dowiedzieć się czego potrzebują prelegenci. Czy będą potrzebne systemy do tłumaczenia – jeżeli mamy do czynienia z gośćmi posługującymi się innym językiem niż nasz. Z taką lista możemy udać się na spotkanie do ośrodka konferencyjnego i przeanalizować czy dane sale weselne spełniają nasze wymagania. Może być tak że potrzebne będą noclegi. Może będzie potrzebny transport, posiłki. Wszystko to warto przeanalizować i dopiąć na ostatni guzik, aby konferencja okazała się udaną.
Tablice odpowiednie dla sali konferencyjnej
Każda sala konferencyjna może być inaczej urządzona, mieć inny rozkład pomieszczenia, jej wyposażenie może się różnić od innych tego typu obiektów. Jest jednak jedna rzecz, która powinna się znajdować w każdej sali. To tablica. Jest ona rzeczą niezbędną podczas tak zwanej „burzy mózgów”, które może się odbywać podczas konferencji. Dzięki niej można też przedstawić ważne informacje, tak, aby każda z osób obecnych na sali miała do nich swobodny dostęp. Może też służyć jako tło, gdzie zostaną zamieszczone materiały szkoleniowe. Jak widać ma ona bardzo wiele zastosowań. Niewątpliwie wpłynie dodatnio na kontakt osoby prowadzącej z publicznością, a także podniesie standard miejsca, w którym się znajduje. Wydaje się, że wybranie białej tablicy jest rzeczą bardzo prostą. To jednak pozory. Wybór uzależniony jest od bardzo wielu czynników. Między innymi od wielkości pomieszczenia, tablica nie może być ani za duża ani za mała, kwoty, którą można przeznaczyć na jej zakup oraz planowanej częstotliwości jej używania.