Pierwszym etapem przygotowania kosztorysu będzie określenie kosztów usługi, oraz całej konferencji. Przede wszystkim trzeba określić budżet jakim się dysponuje. Następnie przedstawić organizatorowi, pomysł na przebieg konferencji. Organizator pomoże na pewno zaoszczędzić, przygotuje oferty wielu firm świadczących różne usługi, tak aby można było wybrać tę najbardziej korzystną. Przeprowadzi też negocjację z dostawcami, zajmie się jak najtańszym zatrudnieniem obsługi. Profesjonalny organizator naniesie też poprawki na planie całej konferencji. Podpowie co trzeba zmienić oraz kiedy rozpocząć poszczególne etapy przygotowań. Zaplanuje wszystko w najdrobniejszych szczegółach, łącznie z atrakcjami dodatkowymi, zarezerwowaniem miejsca na konferencję oraz zaplanowaniem dojazdu. Ostatnią rzeczą, w której pomoże nam profesjonalny organizator są dodatkowe atrakcje. Konferencja powinna pozostawić po sobie miłe wspomnienia, udana podniesie też prestiż firmy, służy też integracji osób w niej uczestniczących. Można zaplanować wycieczkę dla uczestników konferencji, atrakcje sportowe bądź wieczorne zabawy przy muzyce. W wybraniu najodpowiedniejszej atrakcji pomoże profesjonalista.