Konferencja internetowa może być dwustronna lub jednostronna, zależnie od wkładu uczestników. Dwustronna, czyli taka, w której obie strony mogą przesyłać dane, przydatna jest na przykład podczas konsultacji dotyczących pracy. Jednostronna natomiast ogranicza aktywność, dzieląc strony na nadawców i odbiorców, dzięki czemu przykładowo specjaliści mogą wygłaszać wykłady nie będąc fizycznie obecnymi na sali. Chociaż zorganizowanie konferencji internetowej dla kilku czy nawet kilkunastu osób nie jest trudne, większe, wymagające połączenia z kilkoma miejscami lub wielu różnych sposobów komunikacji mogą wymagać pomocy profesjonalnych techników. Mimo że konferencje internetowe to wyjątkowo tani i szybki sposób na przeprowadzanie spotkań pracowniczych, zwłaszcza bez zbytniego odrywania personelu od zajęć, wiele firm nie docenia tej możliwości. Połączenie takie umożliwia przekraczanie granic i kolonizowanie nowych obszarów biznesu. Choć komunikacja tego typu ma rosnące powodzenie wśród wielu przedsiębiorców, wciąż jest wiele przeszkód we wprowadzeniu konferencji internetowych jako standardowej procedury.
Współcześnie komputery obecne są w prawie każdej dziedzinie życia, ich zadanie jest ułatwianie i wspomaganie różnorodnych procesów. Informatyka oferuje bardzo wiele udogodnień komunikacyjnych, jednym z nich jest możliwość organizowania konferencji internetowych. Ich znaczenie trudno jest przecenić. Pomogły wielu firmom rozwinąć się i utrzymywać wysokie tempo pracy dzięki szybkiej wymianie informacji. Jednak wpływ konferencji internetowych można zobaczyć nie tylko w biznesie. Doskonałym przykładem ich nieocenionej przydatności jest chociażby umożliwianie konsultacji medycznych przez wielu lekarzy naraz, co już niejednokrotnie pozwoliło uratować życie pacjenta. Zdarzały się także operacje przeprowadzane przez medyków znajdujących się nie tyle nawet w różnych szpitalach czy miastach, ale na różnych kontynentach. W przyszłości informatyka wprowadzi jeszcze bardzo wiele dotąd nieznanych rozwiązań i form komunikacji, tymczasem warto skorzystać z obecnie dostępnych, które skrócą nasz czas, przyspieszą proces przesyłania informacji, internet pozwoli także na obniżenie kosztów obecnie przypadających na rozwiązania komunikacyjne.
Wymiana informacji na różnorodne sposoby to dodatkowy atut konferencji prowadzonych za pośrednictwem internetu, mimo to nie wszędzie konferencje internetowe są znane i wykorzystywane. Głównym problemem w rozpowszechnieniu tego sposobu komunikacji w wielu branżach i firmach bywa niezaznajomienie z innymi technologiami, co powoduje pewien rodzaj niepewności gdy przychodzi do przeniesienia komunikacji na zupełnie nowy, w pełni skomputeryzowany poziom. Jest to jednakże doskonałe wyjście dla biznesu z brany IT lub opartego w szerokim stopniu o komputery i podobne technologie. Konferencje internetowe pozwalają też na wymianę plików oraz oprogramowania, dlatego ich pełne możliwości mogą wykorzystać dopiero pracownicy branży informatycznej. Jest ona zwykle jedną z droższych gałęzi ekonomii, dlatego taka oszczędność czasu i wysiłku jest witana z równym entuzjazmem przez personel i pracodawców. Wszyscy jednak powinni przemyśleć wprowadzenie tego sposobu wymiany informacji jako metody szybkiej i użytecznej i znacznie zmniejszającej koszty, które występują w tradycyjnych spotkaniach.
Firmy międzynarodowe bardzo często organizują konferencje lub szkolenia w specjalnie do tego przygotowanych obiektach, pozwala to firmie osiągnąć doskonale miejsce i poziom obsługi bez potrzeby wynajmowania odpowiedniego pomieszczenia. Podczas konferencji dla firmy międzynarodowej bardzo ważny jest profil gościa i język w jakim konferencja zostanie przeprowadzana, bardzo ważne jest aby chociaż część obsługi znała języki obce. W ostatnim tygodniu w naszym hotelu było prawdziwe oblężenie. Gościliśmy jedną z międzynarodowych firm, która zorganizowała u nas kilkanaście konferencji w ciągu 7 dni. Był to wielki projekt, którego celem było zaprezentowanie marki szerszemu odbiorcy a przy okazji połączony z panelem szkoleniowo dyskusyjnym dla pracowników przedsiębiorstwa. Także mięliśmy pełne ręce roboty a nasze sale konferencyjne były mocno oblężone. Trzeba przyznać, że takiego klienta już dawno nie mieliśmy okazji gościć. Jednak jako profesjonaliści oczywiści podołaliśmy zadaniu a klient był bardzo zadowolony z obsługi. ja jako osoba, która nadzorowała wszystkie prace związane z obsługom tego klienta jestem szczególnie zadowolony z osiągniętych rezultatów.
Najważniejszą dla firmy funkcją, którą znajdziemy w iPhone, jest możliwość szybkiego i łatwego organizowania za jego pomocą telekonferencji. Dzięki temu konsultacja z innymi twórcami projektu czy współpracownikami będzie przyjemna i mniej czasochłonna. Aby rozpocząć telekonferencję przy użyciu iPhone, należy najpierw połączyć się z jednym z planowanych uczestników. Następnie należy wybrać widoczną na ekranie funkcję „Dodaj połączenie”. Wywoła to następne połączenie, z kolejnym uczestnikiem konferencji. Podczas nawiązywania nowego połączenia, poprzednie będzie przeniesione na dalszy plan i zawieszone na kilka chwil, przez co druga strona nie będzie nas przez parę sekund słyszeć. Pozwoli to na odrobinę prywatnej rozmowy z dodanym jako drugim uczestnikiem przed rozpoczęciem konferencji. Podobnie jest z połączeniami przychodzącymi. Jest to możliwe, jeśli jesteśmy w trakcie rozmowy telefonicznej przez iPhone, a ktoś próbuje się do nas dodzwonić i czeka na linii. W takim wypadku należy wybrać widoczny na ekranie przycisk „Odpowiedz” a następnie opcję „Scal połączenia”. Efekt będzie taki sam, jak w przypadku tworzenia konferencji poprzez funkcję „Dodaj połączenie”.
Komunikacja była motorem ludzkiego rozwoju od momentu w którym zeszliśmy z drzewa. A właściwie powodem, dla którego zeń zeszliśmy i parliśmy dalej naprzód. Dlatego też jednym z największych światowych zmartwień jest efektywność i dostępność form globalnej wymiany informacji. Wraz z wynalezieniem i rozpropagowaniem internetu wydawałoby się, że problem ten przestał być aktualny. Jest to jednak błędne myślenie. Dominująca rola internetowych czatów, poczty elektronicznej i komunikacji w czasie rzeczywistym zrewolucjonizowała większość sfer opierających się o obieg danych. Uczyniło to z informacji towar w takim samym rozumieniu jak zboże czy stal. Wciąż jednak istnieją dziedziny, w których możliwości te nie są wykorzystywane w pełni, a co za tym idzie – pozostają one w tyle w stosunku do swoich konkurentów na światowym rynku. Opinia o nieprzydatności lub zbytnim skomplikowaniu komputerów i internetu wciąż pokutuje wśród pracowników wielu przedsiębiorstw. Hamuje to rozwój ich firm, ponieważ jak wiadomo – każdy krok naprzód, którego nie wykonamy, jest cofaniem się. Stąd też powinno kłaść się nacisk na użytkowanie wszystkich udogodnień komunikacyjnych, jakie oferuje informatyka.
Witajcie w ten pochmurny dzień. Trochę pogoda nie sprzyja. Co to oznacza dla nas, obiektu, który posiada sale konferencyjne i realizuje biznesowe spotkania, szkolenia oraz różnego typu konferencje. W sumie nie wiele, chyba, że tak jak dzisiaj – zajmujemy się obsługa wydarzenia w plenerze. Oczywiście byliśmy na to przygotowanie, sprawdziliśmy jaka czeka nas pogoda. Wszystko trzeba było przygotować tak aby mimo deszczu wszystko się udało. Odpowiednie namioty, baldachimy rozwiązały sprawę. I teraz uwaga, wracając do naszego cyklu jakości, jaki to ma z tym związek. Klient był przekonany, że pogoda zepsuje wszystko, wiadomo winił aurę, był zasmucony. Jednak kiedy zaproponowaliśmy rozwiązanie jak można się zabezpieczyć widać było jego zadowolenie i zachwyt tym, że o tym pomyśleliśmy. Jako organizator spotkań biznesowych musisz wyprzedzać rzeczywistość i być przygotowanym na różne scenariusze. Klient w ogóle nie wiedział, że jest taka możliwość i był pozytywnie zaskoczony kiedy uświadomiliśmy mu, że wszystkim się zajmiemy i damy radę. Wydarzenie się udało. Klient był zadowolony. Zaskakuj pozytywnie klienta, jest to ważne dla Twojej renomy Dawaj jakość, której się nie spodziewają i wszystko będzie dobrze. Pamiętaj to Ty jesteś tutaj organizatorem, Twój obiekt konferencyjny ma odpowiadać aby wszystko poszło zgodnie z planem.
Dziś w moim mieście za oknem jest burza, deszczowy czas, jednocześnie gorące powietrze sprawia, że deszcz nie jest tak orzeźwiający jak być powinien. W takim czasie człowiekowi nic się nie chce, jest posępny i ma nieciekawe samopoczucie. Jednak będąc profesjonalistą i zajmując się organizacją konferencji mimo wszystko zawsze należy być w gotowości i zawsze należy być w pełni dyspozycyjnym. Tak to już jest w świecie biznesu, tutaj wszystkim władają inne reguły, bardziej surowe i często nie zawracające uwagi na prozaiczne aspekty życia. Jako organizator szkoleń i wydarzeń biznesowych wiem, że jeżeli potencjalny klient zauważy mój zły nastrój prawdopodobnie mocno wpłynie to na podjęta przez niego decyzję zakupową. Dlatego zawsze ale to zawsze trzeba zachować powagę i własne odczucia zachować dla siebie albo na przerwę w pracy. Trzeba pamiętać, że zawsze wszystko musi być przygotowane perfekcyjnie, nie może być sytuacji, że czegoś zabraknie, coś nie zadziała.
Aby korzystać z dobrodziejstw konferencji internetowych, wystarczy być posiadaczem komputera, urządzeń wejścia (na przykład mikrofonu i/lub kamery internetowej, zależnie od tego, czy chcemy poprowadzić konferencję audio, wideo czy audio-wideo) oraz urządzeń wyjścia (takich jak głośniki) oraz, oczywiście, połączenia z internetem. Zestaw taki jest niezbędny dla wszystkich uczestników konferencji. Dzięki temu wszystko, co wypowiadają lub robią (albo pokazują na swoim własnym monitorze) strony konferencji jest przekazywane przez protokoły VOIP lub łącza telefoniczne do pozostałych. Aby konferencja się powiodła, muszą być połączeni z internetem w tym samym czasie, dlatego o terminie i sposobie połączenia należy poinformować wcześniej. Innym sposobem na prowadzenie wideo konferencji jest skorzystanie z darmowych komunikatorów internetowych, z których korzysta kilkaset milionów ludzi, jedne z najpopularniejszych na świecie programów to skype, msn, yahoo messenger, a w Polsce program gadu gadu, który również oferuje połączenia audio wideo.