Każdy chce, by impreza którą organizuje wypadła jak najlepiej. Połowę sukcesu zapewnia dobre planowanie. Dlatego zanim zdecydujesz, dokąd zaprosić swoich gości, musisz dokładnie przemyśleć  wiele czynników. Sala, którą wybierzesz musi być przede wszystkim dostosowana do twoich potrzeb, ale musi zarazem być komfortowym miejscem dla twoich gości. Przede wszystkim ważne jest, aby poszukiwania rozpocząć parę tygodni przed zaplanowanym wydarzeniem. Jeżeli weźmiesz się do tego w ostatniej chwili, wszystkie sensowne  miejsca  będą już zajęte. Warto wcześniej podjąć decyzję i upewnić się, że sala będzie wolna w wyznaczonym terminie. Zarezerwuj ją wcześniej, a będziesz spać spokojnie.  Planując konferencję najczęściej musisz trzymać się ustalonego budżetu. Pamiętaj jednak, że nie zawsze wybór najtańszego miejsca jest najlepszy. Przecież chcesz zrobić dobre wrażenie na swoich gościach. Jeśli sala będzie mała i duszna, jeżeli nie będą mieli gdzie zaparkować i będą musieli płacić za posiłki czy napoje, z pewnością nie będą dobrze wspominać tego wydarzenia, a tego przecież nie chcesz.