Organizując konferencje trzeba mieć na uwadze wiele rzeczy. Jedną z ważniejszych jest wybór Sali konferencyjnej, w której owo spotkanie biznesowe ma się odbyć. Właściwie jest to moment kluczowy w cały procesie przygotowania konferencji. Ważne jest aby dobrze zastanowić się nad wyborem i sprawdzić co oferuje dany ośrodek konferencyjny. Profesjonalne obiekty biznesowe posiadają sale konferencyjne, które są bardzo dobrze wyposażone. Nowoczesne technologie i specjalistyczne urządzenia są niezwykle istotne i mają duże znaczenie podczas przebiegu spotkania konferencyjnego. Warto zrobić sobie listę rzeczy, które według nas będą potrzebne podczas konferencji, warto dowiedzieć się czego potrzebują prelegenci. Czy będą potrzebne systemy do tłumaczenia – jeżeli mamy do czynienia z gośćmi posługującymi się innym językiem niż nasz. Z taką lista możemy udać się na spotkanie do ośrodka konferencyjnego i przeanalizować czy dane sale weselne spełniają nasze wymagania. Może być tak że potrzebne będą noclegi. Może będzie potrzebny transport, posiłki. Wszystko to warto przeanalizować i dopiąć na ostatni guzik, aby konferencja okazała się udaną.