Liczba rzeczy o które trzeba zadbać podczas organizowania konferencji, na pewno przeraża niejedną osobę, której ten pomysł przyszedł do głowy. Oczywiście, każdy jest w stanie zorganizować to samodzielnie, jednak ilość wysiłku, który musiałby w to włożyć jest ogromna i niestety, nie gwarantuje odniesienia sukcesu. Na szczęście istnieją osoby, których umiejętności i doświadczenie pozwolą przygotować perfekcyjną konferencję. Pracując pojedynczo lub w zespole pomogą przygotować wszystko co potrzebne, oszczędzą stresu zleceniodawcy i jeśli to możliwe, ograniczą wszelkie koszty. Mogą zaskoczyć swymi niezwykłymi pomysłami, pochwalić się doświadczeniem, a ich zdolności komunikacyjne, profesjonalizm oraz znajomość technik i strategii organizacyjnych zadowolą nawet najbardziej wymagającego pracodawcę. Poniżej są przedstawione kolejne zalety tych osób i opis ich pracy. Niezależnie od tego czy planowana konferencja jest ogromnym wydarzeniem, czy też parogodzinnym spotkaniem, wymaga wcześniejszego przygotowania. Dla profesjonalnego organizatora nie jest ważne czy konferencja trwa cały dzień czy godzinę, będzie on towarzyszył pracodawcy we wszystkich stadiach jej przygotowywania, na długo przed dniem, w którym ma się odbyć.