Aby korzystać z dobrodziejstw konferencji internetowych, wystarczy być posiadaczem komputera, urządzeń wejścia (na przykład mikrofonu i/lub kamery internetowej, zależnie od tego, czy chcemy poprowadzić konferencję audio, wideo czy audio-wideo) oraz urządzeń wyjścia (takich jak głośniki) oraz, oczywiście, połączenia z internetem. Zestaw taki jest niezbędny dla wszystkich uczestników konferencji. Dzięki temu wszystko, co wypowiadają lub robią (albo pokazują na swoim własnym monitorze) strony konferencji jest przekazywane przez protokoły VOIP lub łącza telefoniczne do pozostałych. Aby konferencja się powiodła, muszą być połączeni z internetem w tym samym czasie, dlatego o terminie i sposobie połączenia należy poinformować wcześniej. Innym sposobem na prowadzenie wideo konferencji jest skorzystanie z darmowych komunikatorów internetowych, z których korzysta kilkaset milionów ludzi, jedne z najpopularniejszych na świecie programów to skype, msn, yahoo messenger, a w Polsce program gadu gadu, który również oferuje połączenia audio wideo.