Spraw, by uczestnicy poczuli się komfortowo na organizowanej przez Ciebie konferencji. Nie pozwól, by czuli się wyobcowani, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że takie spotkania są na porządku dziennym, a oni jak najbardziej mają prawo brać w nich udział, by dowiedzieć się, jak poprowadzić i rozwinąć swój biznes. Przedstawiając kolejnych mówców zadbaj o to, by znać ich historię oraz uprzednio dowiedz się, w jaki sposób lubią być przedstawiani. Jeżeli któregoś z nich znasz bliżej możesz dodać kilka słów od siebie, opowiedzieć krótką anegdotkę, jednak zachowaj umiar. Zachowuj się profesjonalnie, nie daj się ponieść impulsom ani emocjom. Goście mogą poczuć się wykluczeni oraz pominięci, jeżeli okażesz zbyt wielką sympatię wybranym mówcom. To nie zachęci ich do udziału w kolejnych organizowanych przez Ciebie spotkaniach. Oczywiście wiemy, że wyobcowanie przybyłych, nowych w branży ludzi nie jest Twoim zamiarem, ale zapewniam Cię, że właśnie tak się oni poczują. Kończąc, zamykając konferencję dokładnie podziękuj wszystkim mówcom, staraj się o nikim nie zapomnieć. Możesz ogłosić termin kolejnego spotkania, przybliżyć jego program, rozdać ulotki. Wyłącz mikrofony, by wszyscy mogli już porozmawiać bez zbędnego nagłośnienia. To już koniec, możesz odetchnąć z ulgą oraz rozmawiać z uczestnikami o wyzwaniach, jakie stoją przed nimi podczas prowadzenia własnego biznesu. Już nie musisz być tak oficjalny jak na początku, jednak wciąż traktuj wszystkich z jednakowym szacunkiem.
Mostek konferencyjny
Co to jednak właściwie jest mostek konferencyjny? Jest to urządzenie pozwalające na przeprowadzenie telekonferencji. Podłączane jest ono do linii telefonicznych, a odpowiednie oprogramowanie dba o przebieg konferencji. Umożliwia to także szerszy nadzór nad poufnymi danymi poprzez kontrolę kont i numerów dostępowych wprowadzanych do systemu. Wszystkie te opcje nadzorcze pozostają w rękach firmy, która wynajmuje innym swój sprzęt. Dlatego zakup własnego mostka konferencyjnego niesie ze sobą nie tylko oszczędność, ale i zwiększenie bezpieczeństwa danych. Dokonując go, niejako stajemy się własnym dostawcą usług telekonferencyjnych, dzięki czemu wszystko zostaje w macierzystej firmie. Kiedy jest dobry moment na zakup mostka konferencyjnego? Nad takim wyborem powinny zacząć zastanawiać się przedsiębiorstwa, które wydają ponad 3000 PLN na konferencje miesięcznie. Wtedy kupno mostka pozwoli oszczędzić w szerszej perspektywie prawie 50% wydatków związanych z telekonferencjami. Wynika to nie przede wszystkim z odjęcia marży firm oferujących usługi telekonferencyjne, co wiąże się z dramatycznym spadkiem kosztów jednej minuty konferencji.
Wyjazd integracyjny
Najważniejsze jest odpowiednie dobranie zajęć na każdy dzień wyjazdu. Od tego bowiem zależy, czy Twoi pracownicy będą czuli, że ich wyjazd miał jakikolwiek sens i czy rzeczywiście pomógł w nawiązaniu odpowiednich więzi, które pomogą im w dalszej współpracy. Firmy organizujące takie wyjazdy integracyjne oferują szeroki wybór – zawody, ćwiczenia, warsztaty, spotkania w różnych przebraniach. Oczywiście dobór wykonywanych czynności zależy głównie od charakteru firmy oraz potrzeb grupy. Pamiętaj – dobrze zorganizowana wyprawa poskutkuje entuzjazmem, zapałem do pracy oraz ogólnym zadowoleniem pracowników. Dodatkowo będą czuli, że udało im się coś osiągnąć, zrobić wspólnie. Także Tobie – jako szefowi – będą wdzięczni za załatwienie im takiego szkolenia, dzięki któremu podczas uczenia się, towarzyszyła im także rozrywka i luźna atmosfera. Jestem pewna, że takie doświadczenie przełoży się na dobrą atmosferę w pracy, a przecież zdajesz sobie sprawę z tego, jakie to ważne. Musisz tylko się postarać i zrobić wszystko, by wyjazd został przeprowadzony prawidłowo, tak, aby skutek nie był odwrotny. Praca niezadowolonych pracowników wracających z podróży nie będzie bardziej efektywna, a atmosfera w biurze może się zbytnio zagęścić. Nikt nie lubi czuć się zawiedziony.
Rola organizatora spotkań biznesowych
Rola profesjonalnego organizatora jest nie do przecenienia podczas trwania ciężkich okresów w roku. Gdy ma się dużo pracy i jest się cały dzień zajętym ciężko zaplanować udaną konferencję i dopracować wszystkie jej szczegóły. Dzięki swojemu nabytemu przez lata doświadczeniu oraz wielu przydatnym znajomościom organizator jest w stanie odciążyć swojego pracodawcę. Ograniczy do minimum czas, który trzeba poświęcić na przygotowanie wydarzenia. Będzie też towarzyszył podczas wszystkich spotkań związanych z planowanym wydarzeniem. Oczywiście usługi profesjonalnego organizatora konferencji kosztują. Ale poczucie, że wszystko jest perfekcyjnie przygotowane jest bezcenne. Organizator nigdy nie zostawi niczego na ostatnią chwilę, każdy aspekt konferencji, począwszy od jedzenia a na transporcie skończywszy będzie dokładnie opracowany. Dzięki jego usługom pracodawca będzie mógł poczuć, że był to owocny dla firmy czas, a wszystko było znakomicie przygotowane od początku do końca. Profesjonalna organizacja konferencji to nie tylko korzyści dla organizatora, ale również dla zaproszonych uczestników.
Dobór miejsca konferencyjnego
Określenie miejsca, w którym ma się odbywać konferencja jest bardzo ważne. Profesjonalista przygotuje kilka propozycji, z pośród których zleceniodawca wybierze te najbardziej dla niego korzystną. Oszacuje koszta noclegu gości, zarezerwuje pokoje na czas ich pobytu. Oprócz przedstawienia miejsca, w którym ewentualnie mogłaby się odbyć konferencja organizator zajmie się zaplanowaniem transportu, uzgodni jaki ma być jego rodzaj oraz jaka kwota jest na niego przeznaczona. Skontaktuje się z przewoźnikiem i zarezerwuje termin, w którym będzie on potrzebny. Kolejna sprawą którą się zajmie jest lista gości. Zajmie się przesłaniem zaproszeń i rezerwacją miejsc. Jeśli pracodawca sobie tego życzy sporządzi listę gości, którzy potwierdzili swoje przybycie. Zajmie się ich rozmieszczeniem na sali oraz w obiekcie, w którym będą nocować. Zajmie się promocją konferencji. Postara się powiadomić o tym wydarzeniu za pomocą internetu, gazet, telewizji. Taka promocja podkreśla prestiż wydarzenia. Zadba też o catering. Uzgodni z pracodawcą jakiego typu potrawy mają zostać podane i co ma zawierać menu. Przygotuje różne propozycje. Zadba też o wystrój sali i oprawę muzyczną i graficzną całej konferencji.
Zasady organizacji konferencji
Zorganizowanie oraz przeprowadzenie idealnej konferencji wiąże się dla większości z ogromnym stresem i niepewnością. Emocje te są tym potężniejsze im mniejsze jest nasze doświadczenie w kwestii organizacji spotkań. Żeby ograniczyć możliwość porażki oraz niepokoje wystarczy kierować się kilkoma następującymi zasadami. Musisz liczyć się z tym, że wielu zaproszonych na konferencję uczestników pojawi się przed czasem. Doceń wczesnych gości, spraw, by poczuli się wyjątkowi i dotrzymaj im towarzystwa. Dobrze, że zależy im na nie przegapieniu żadnych wydarzeń, poniekąd w ten sposób okazują Ci szacunek. To jak najbardziej pozytywne zjawisko, dzięki któremu możliwe jest rozpoczęcie zebrania na czas, bez zbędnego opóźnienia. Twoim zadaniem jest traktowanie gości z należytym szacunkiem. Nawet jeżeli jesteś zmęczony i znudzony, nie dawaj tego po sobie poznać. Musisz odpowiednio zająć się ludźmi, by nie żałowali poświęcenia czasu na przybycie na Twoją konferencję. Zdaję sobie sprawę z tego, że mimo wszystko powinni być Ci wdzięczni za zorganizowanie spotkania, które pomoże im otworzyć i rozwinąć swój własny biznes, ale pomimo tego musisz dać z siebie wszystko i przekonać ich, że było warto przemierzyć nawet setki kilometrów, by wziąć udział w tym zebraniu. Najbardziej bowiem liczy się zadowolenie uczestników, nie Twoje.
Komunikacja dzięki telekonferencji
Telekonferencja to metoda komunikacji taniej, szybkiej i wygodnej. Nic więc dziwnego, że na całym świecie coraz więcej firm korzysta z dobrodziejstw tej technologii. Konferencje są w biznesie coraz częstsze i dłuższe, a co za tym idzie – także mimo wszystko droższe. Przez ostatnich kilka lat ilość odbywających się na świecie konferencji drogą multimedialną podwoiła się. Na tym jednak nie koniec; wkrótce może okazać się, iż zwykłe spotkanie przy kawie lub zebranie w siedzibie firmy będą przestarzałą metodą konsultacji. Synoptycy szacują, że taki wzrost popularności nie tylko będzie się utrzymywać, ale i rosnąć wymiernie. Wszystkie te prognozy wyglądają wyjątkowo dobrze dla firm oferujących wynajem mostków konferencyjnych lub obsługi takiego sprzętu. Ich przychody rosną bowiem astronomicznie razem z popytu na tego typu usługi. Nie jest to jednak miłą wiadomość dla osób z tych usług korzystających. Wiadomo bowiem, że nawet jeśli wzrost popytu nie sprowokuje wzrostu cen, to łączne koszty związane z telekonferencjami także podskoczą. Nie przekroczą prawdopodobnie wydatków jakie wiązałyby się z przeprowadzaniem takich samych spotkań tradycyjnie, twarzą w twarz, jednak dla przyzwyczajonych do oszczędności firm tak czy inaczej będzie to cios.
Konferencje z z zakresu zarządzania
Każdy dobry kierownik powie, że jedną z ważniejszych czynności, jakie musi wykonywać pracownik w ramach pracy w przedsiębiorstwie jest stałe podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych. I to nie jest rzecz bez znaczenia! W końcu wszystkie działy techniki i technologii ulegają coraz szybszym i poważniejszym zmianom, które wynikają z prostej przyczyny jaką jest konieczność. Każdy kierownik w końcu chce ,aby jego pracownik nie specjalizował się wyłącznie w jednej dziedzinie. Powinien znać swój obszar pracy, ale i pokrewne, które pomogą mu zastępować zbędne drogie urządzenia i nierzadko pracę dodatkowych rąk ludzkich. Konferencje naukowe z zakresu zarządzania są wyjątkowo ważnym elementem związanym ze sposobem prawidłowego prowadzenia pracownika do sukcesu w organizacji. Takie właśnie konferencje są idealnym momentem do porównania swojego stanu wiedzy z najnowszymi trendami w zarządzaniu personelem na każdym szczeblu. Bez względu na to, czy jesteśmy zainteresowani korzystaniem z tych wiadomości ,czy dalej twardo stoimy przy swoim- dodatkowy zastrzyk wiedzy jeszcze nikogo nie zabił!Wszak informacje, które uzyskasz kiedy udasz się na dwie, trzy konferencje będą w stanie zbudować w twojej głowie wizję zupełnie nowego przedsiębiorstwa.
Cele organizacji imprez biznesowych
Konferencje, szkolenia i spotkania integracyjne to imprezy, które organizuje obecnie wiele firm. Jakie są powody organizacji takich spotkań? Celem organizatora imprez biznesowych jest oczywiście szkolenie pracowników, podniesienie ich kwalifikacji, integracja pracowników. Patrząc na organizacje konferencji z drugiej strony (od strony klienta), celem firmy zajmującej się organizacją konferencji i takich spotkań jest pomoc klientowi w osiągnięciu przez niego założonego celu biznesowego oraz zrobienie tego w taki sposób aby dany klient zafascynowany i urzeknięty obsługą i organizacją chętnie wrócił ponownie przy organizacji innego wydarzenia lub polecił hotel czy ośrodek konferencyjny innej firmie. Ważne jest więc aby szczególnie brać pod uwagę potrzeby klienta i zatroszczyć się o to aby wszytko przebiegło zgodnie z jego oczekiwaniami. Trzeba pamiętać, ze każde potknięcie, które nie zostanie szybko naprawione zostanie zapamiętane i pogrąży dobrą opinię obiektu. Zwracajmy więc szczególną uwagę na drobne szczegóły i planujmy awaryjne rozwiązania i alternatywy. Pamiętaj iż twoi klienci chcą zrobić wrażenie na zaproszonych przez nich gości, i od takich imprez zależeć może przyszłość danego przedsiębiorstwa, jak i również twoja reputacja.
Motywacja pracowników
Motywacja pracowników to ważny element, który dotyczy każdego pracodawcy. Dobrze zgrany, zmotywowany zespół pracowników pozwoli na bardziej efektywna i przyjemna prace, dzięki motywacji zwiększy się wydajność, oraz polepsza się relacje miedzy pracownicze. Współczesny manager stara się w możliwie jak najlepszy sposób zmotywować pracowników do osiągania relatywnie najwyższych wyników zarówno w pracy w branży usługowej, jak i przemyśle produkcyjnym. Bez względu na to, do jakiej organizacji należymy, możemy starać się o osiąganie relatywnie najwyższych zysków wynikających z dobrej pracy. Jeżeli bowiem pracujesz dobrze, konieczne jest wręcz na dobre motywowanie pracowników, aby i oni byli zadowoleni. Współczesne zarządzanie pozwala na to, aby motywować pracowników przez formy niekoniecznie związane z gratyfikacją finansową. Pracownikowi, który wybija się na forum innych może zostać nagrodzony przez udział w takich ważnych dla przedsiębiorstwa wydarzeniach, jak konferencje, spotkania na szczycie czy meetingi managerskie. Dodatkowe zajęcia, lub kursy pozwalające poszerzyć wiedzę i kwalifikacje pracownika i wiele innych.