Przygotowanie sali konferencyjnej do ważnego wydarzenia biznesowego czy szkoleniowego to nie lada wyzwanie. Jednak dla profesjonalisty, który zajmuje się obsługa konferencji już od długiego czasu takie wyzwanie jest codzienną działalnością, która wcale nie wymaga wielkiego skupienia. Oczywiście mówię tutaj tylko o technicznym aspekcie sprawy. Wszystkie indywidualne życzenia klienta oraz obsługa grupy to zadanie, które wymaga czasu, wielkiego skupienia, ogromnego zaangażowania. Profesjonalny organizator konferencji, który obsługuje dobrze przygotowana salę konferencyjną wie o tym, co więcej dobrze wie jak sobie z wszystkimi czekającymi zadaniami skutecznie poradzić i co zrobić aby w ostatecznym rozrachunku klient, który w danym obiekcie konferencyjnym wykupił usługę organizacji konferencji czy szkolenia bądź wynajął salę konferencyjną lub szkoleniową był w stu procentach zadowolony.
Wizerunek firmy organizującej szkolenia
Dobra jakość obsługi klienta szkoleń, czy konferencji, ma bardzo istotny wpływ na wizerunek firmy, ważne aby klient był zadowolony z jakości obsługi jak i z wyposażenia obiektu w którym znajduje się sala konferencyjna. Wszystko to ma kluczowe znaczenie w późniejszej ocenie jaką klient z pewnością wystawi obiektowy. A jeżeli będzie miał negatywne doświadczenie to jest wręcz 100 % szans na to, że negatywna opinia gdzieś się pojawi i będzie szkodziła. Także klient nasz pan, cokolwiek sobie życzy dla nas powinno być to normalne, oczywiście wszystko w miarę rozsądku, jeżeli początkowo ustaliliśmy kilka rzeczy, wydaliśmy na to spor budżet i nagle klient chce całkowitej zmiany to oczywiste jest, ze taka sprawa nie jest możliwa do zrealizowania. Wtedy trzeba wszystko klientowi racjonalnie wyjaśnić, pokazać dlaczego i co jest przeszkodą. Ewentualnie pokazać , ze taka zmiana spowoduje zwiększenie kosztów i spytać się o akceptacje nowego rozwiązania. Na rynku sal konferencyjnych konkurencja jest duża, ważne jest więc aby się wyróżnić przede wszystkim znakomitą obsługą.
Organizacja konferencji – pracownicy
Jak bardzo dla każdej firmy jest rozwój i przewaga konkurencyjna nad innymi. W dobie aktualnie trwającego i nie mającego końca kryzysu gospodarczego jest to właściwie najważniejsza broń przedsiębiorstwa. Tylko zatrzymanie najbardziej wartościowych pracowników i dalsze ich dokształcanie może zapewnić byt i przetrwanie przedsiębiorstw. Pracownicy, zwłaszcza CI najbardziej pożądani dobrze o tym wiedzą, dlatego jedynym sposobem aby ich zatrzymać jest ciągłe inwestowanie w ich rozwój, wysyłanie ich na szkolenia, konferencje. Warto również zatrudnić prelegenta, który przeszkoli nasza kadrę z konkretnego zakresu. Nie musimy więc wysyłać kadry na zorganizowane szkolenie, możemy zorganizować je sami. Potrzebna będzie odpowiednia sala konferencyjna, wybór odpowiedniego tematu, odpowiedni prelegent no i najlepiej jakaś osoba, która to wszystko ogarnie i nada temu rzeczywistą otoczkę i sprawi, że słowa staną cię czynem. Aktualnie na rynku dostępnych jest bardzo dużo sal szkoleniowych. Są specjalistyczne obiekty konferencyjne, mamy restauracje, wreszcie są hotele, które posiadają sale konferencyjne a także przeszkoloną kadrę, która każdą konferencję ogarnie i zorganizuje, to samo oczywiście dotyczy szkoleń. Warto więc zastanowić się jaką drogę wybierzemy, jak wszystko zorganizujemy. Jedno jest pewne, na pewno trzeba tę inwestycję poczynić.
Klient konferencji – obsługa
Obsługa klienta to jedna z ważniejszych rzeczy w każdym biznesie, również w tym związanym z organizacja szkoleń i konferencji. Tak jak wspominałem we wpisie sprzed kilku dni zaczynamy serię dotyczącą jakości i generalnie obsługi klienta. Co zrobić kiedy klient jest bardzo wymagający, ciągle chce czegoś więcej. Macie wrażenie, że wszystko już jest tak wypasione a on jeszcze kombinuje i zastanawia się co zrobić dalej. Wasze sale konferencyjne są już odpowiednio przygotowane, atrakcje dodatkowe – no po prostu jest ich masa, wszystko dobrze zorganizowane i dopięte na ostatni guzik. No cóż klient nasz pan. Ma pytania odpowiadaj. Jeżeli chce wyjaśnię wyjaśnij. Jeżeli chce zmian to jeżeli nie jest to związane ze zmianą kosztów to dokonaj zmiany, specjalnie dla niego. Będzie czuł, że w tym obiekcie dba się o jego potrzeby i że hotelowi również zależy na tym aby konferencja czy wydarzenie biznesowe wypadło na jak najwyższym poziomie. Dobrze przygotowana konferencja i zadowolony klient to najlepsza reklama dla twojej firmy zajmującej się organizacja spotkań biznesowych.
Wykorzystanie obiektów biznesowych
Piękna pogoda za oknem. Słońce świeci niczym rozżarzona kula ognia. Wszystko to wpływa na to, że ludzie stają się bardziej pogodni i częściej się uśmiechają. Jak wiadomo promienie słoneczne w wpływają bardzo pozytywnie na ludzki organizm. Wytworzona Witamina D spraw, ze czujemy się zdrowsi. Również przez to zwiększa się ruch w obiektach biznesowo konferencyjnych takich jak ten, w którym pracuję. Zdecydowanie widać wzmożony ruch i większe zainteresowanie. Okres wiosenny i letni to czas kiedy więcej niż zwykle firm organizuje ważne konferencje i wydarzenia. Właściwie nie wiadomo czym to jest spowodowane , ale tak już jest. Co oczywiste dzieje się również w sferze szkoleń. Jak wiadomo większość hoteli o obiektów, które zajmują się organizacją konferencji wynajmuje swoje sale i świadczy usługi w zakresie organizacji uroczystości okolicznościowych, wystawnych bankietów oraz bali. Jest również oczywiste, że ze względu na charakter tych imprez oraz piękną pogodę jaka raczy nas w tym okresie zwiększa się zapotrzebowanie i popyt ze strony klientów na wynajem sal pod organizację szkoleń.
Tablice konferencyjne Dura Safe
Balt Best Rite tablica jest polecana osobom, którym bardzo zależy na spójności kolorystycznej miejsca, w którym się będzie znajdowała. Firma Dura- Safe oferuje tacki na markery we wszystkich kolorach, o których tylko można zamarzyć. Może to być zarówno standardowy czarny, jak i niebieski bądź burgund. Podobnie jak powyższe tablice model Balt Best-Rite Dura-Safe Markerboard jest wykonany z wysokiej jakości porcelany. Niektóre jej elementy zostały wykonane z materiału, który nie ulega zapaleniu, w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkownikom tej tablicy. Tablice mają rozmiary od najmniejszych aż po 4′ x 12′. Kolejną cechą, która je łączy jest przystępna cena. Oczywiście można odnaleźć produkty od nich tańsze, jednak cena tych, które tu są wymienione jest w zasięgu przeciętnej osoby. Kupując je ma się też pewność i gwarancję, iż będą dobrze służyć. Widać, że to bardzo ważne żeby posiadać tablicę w swojej sali konferencyjnej. Więc nie ma, na co czekać, tylko przeznaczyć pewną kwotę na ten niezwykle ważny element. Kupując tablicę nie można też zapomnieć o odpowiednich markerach oraz gąbce do jej oczyszczania. Warto o poradę poprosić osobę pracującą w sklepie, pomoże ona wybrać produkt, który nie uszkodzi tablicy i ułatwi jej użytkowanie.
Zarządzanie projektami
W dzisiejszym wpisie chciałbym poruszyć po krótce temat zarządzania projektami. Jest to niezwykle ważne w pracy takiej jak moja czyli organizatora konferencji czy spotkań biznesowych. Szczególnie przydatna jest wiedza z zakresu zarządzania projektami kiedy obsługuje się i przygotowuje konferencję, która ma duży zasięg i jest ogólnie wielkim wydarzeniem. Dlaczego to jest ważne. Podczas organizacji konferencji do ogarnięcia jest na prawdę wiele tematów. Wiele z nich się ze sobą zazębia, wykonanie jednej rzeczy warunkuje kolejną. Są procesy, które muszą być wykonane ściśle po kolei. Jeden termin goni drugi. Jeżeli w hotelu organizowanych jest kilka wydarzeń jednocześnie to jest jeszcze większy problem, który pracownik kiedy jest dostępny, jakie sale konferencyjne są wolne w danym momencie, które pokoje i kiedy są zarezerwowane. Jeżeli ktoś nawali całość leży. Zwykły kalendarz tu nie wystarczy. Bardzo przydatne są specjalistyczne narzędzia takie jak mapy myśli, harmonogram Ganta, żelazny trójkąt, linia procesu. Warto zapoznać się z informacjami w Internecie, które szczegółowo opisują problem. Ja zaznaczyłem, że warto się nimi posługiwać gdyż znaczeni ułatwiają one pracę i profesjonalną obsługę konferencji, co jest niezwykłym plusem, zwłaszcza kiedy obowiązków jest naprawdę sporo.
Organizacja eventów
Wszyscy, którzy są związani z branżą eventową oraz organizacja imprez czy spotkań biznesowych mają pełne ręce roboty. Ważne jest więc mentalne przygotowanie do zbliżającego się intensywnego okresu pracy. W tym okresie zarwanych zostanie wiele nocny, wiele nadgodzin zostanie wybranych, będzie pot, będzie zmęczenie. Ale jak wiadomo wszystko wiąże się z większym wynagrodzeniem i radością. Gdyż jak zakładam osoby, które pracują jako organizatorzy imprez raczej lubią to robić i nie traktują tego do końca jak typową pracę. Raczej mam nadzieję, że tak jak ja wykonują swoją pracę z pasją i zaangażowaniem. Jak ciągle podkreślam klient widzi i czuje jakie jest nastawienie organizatora. Klient wie i widzi, czy jest obsługiwany starannie i z zapałem, czuje czy dbamy o niego i czy interesuje nas to czy wydarzenie będzie sukcesem. Zatem pamiętajmy mimo ogromnego wysiłku i pracy jaka nasz czeka musimy z radością i pełnym zaangażowaniem dbać o każdego klienta tak samo intensywnie. Do usłyszenia za kilka dni.
Audiokonferencje, zasady działania
Konferencję tą można prowadzić za pomocą komputera lub telefonu. Pamiętaj, że nie ma tu żadnych ograniczeń. W tym spotkaniu może brać udział nieograniczona liczba gości, a dodatkowo oczywiście nie ma żadnego znaczenia, gdzie poszczególne osoby się znajdują. Polega na tym, że wszystkie osoby chcące wziąć w niej udział muszą zadzwonić pod ustalony wcześniej numer. Oczywiście trzeba ustalić termin, godzinę odbycia się tego spotkania, jednak nie jest to już tak kłopotliwe, jak przy organizowaniu konferencji, na których wszyscy musieli stawić się osobiście. Wystarczy po prostu dać znać wszystkim gościom wcześniej o planowanej telekonferencji, by mieli trochę czasu na przygotowanie się do niej. Podsumowując audiokonferencja posiada w zasadzie same zalety. Począwszy od braku ograniczeń odnośnie miejsca zamieszkania osób biorących w niej udział, skończywszy na nieporównywalnie mniejszych kosztach. Koniec z nerwowym planowaniem i dopieszczaniem każdego szczegółu spotkań biznesowych, koniec także z ogromnymi wydatkami s nimi związanymi. Skoro można załatwić tyle spraw w o wiele prostszy sposób, po co się trudzić?
Kryteria wyboru miejsca organizacji konferencji
Głównie należy się skupić na zapleczu jakim dysponuje dany obiekt biznesowy. Czy sale konferencyjne posiadają odpowiednie zaplecze technologiczne oraz konferencyjne. Czy w obiekcie znajduje się restauracja bądź czy jest możliwość zamówienia cateringu. Czy jest możliwość wynajęcie noclegów w obiekcie bądź gdzieś w pobliskiej okolicy. Wszystko zależy od tego czego tak na prawdę potrzebujemy oraz jakimi finansami dysponujemy. Dlatego niezwykle ważne jest aby przygotować sobie swoisty brief na temat tego co mamy zrobić, dla kogo i jaki jest cel całego przedsięwzięcia. Tylko wtedy będziemy w stanie zaplanować wszystko tak jak należy i tylko wtedy damy radę stworzyć i poprowadzić projekt, który odniesie sukces. Należy mieć na uwadze, że konferencja jest zawsze istotnym dla danego podmiotu przedsięwzięciem i zawsze owy podmiot ma nadzieję, na wyciągnięcie określonych korzyści. Dlatego organizatorzy spotkań biznesowych i konferencji mają zawsze trudne zadanie i wielką odpowiedzialność. O od nich zależy jak wszystko się potoczy i czy dane spotkanie biznesowe czy konferencja będzie udane.