Przygotowanie do organizacji spotkań biznesowych. Aby zorganizować spotkanie biznesowe na wysokim poziomie, trzeba najpierw przygotować się do jego organizacji, przygotować termin, wybrać sale konferencyjne, zorganizować zespół i obsługę. Wybór miejsca to ważne zadnie, nie zawsze konferencje organizowane są w miejscu działalności firmy, często korporacje organizują kilkudniowe konferencje w obiektach znacznie oddalonych od firmy, organizując dojazd. Zazwyczaj jednak firmy ograniczając spotkania biznesowe blisko miejsca prowadzenia firmy, taka lokalizacja ma wiele zalet, zmniejsza czas potrzebny na dojazd, obniżone w ten sposób zostają również koszty, dodatkowo pozwala na lepszy kontakt z firma zajmującą się organizacja konferencji i spotkań biznesowych. Każdy musi sam zdecydować gdzie zorganizuje konferencje – oto pytanie, które zawsze nurtuje wielu właścicieli firm, instytucji finansowych, biznesowych czy naukowych, a także przedstawicieli różnego typu organizacji, które zajmują się organizowaniem tego typu spotkań biznesowych. Oczywiście wybór Sali konferencyjnej to nie jest zadanie łatwe i wymaga wiele uwagi oraz analiz.
Tablica Quartet Prestige
Jednym z ważniejszych sprzętów, które znajdują się w sali konferencyjnej jest tablica. Poniżej zostanie przedstawiona tablica, która na pewno zadowolą nawet najbardziej wymagającą osobę. Pierwsza z nich to Quartet Prestige Plus Euro Style Whiteboard. Jeśli wcześniej nie miało się do czynienia z żadną z firm produkujących tego typu tablicę, warto wiedzieć, że firma Quarter cieszy się popularnością i jest uznawana za jednego z najlepszych lub najlepszego wytwórcę tego typu tablic. Model tu przedstawiony jest wykonany z porcelany DuraMax. Jest to porcelana najwyższej jakości. Oprócz materiału, z którego została wykonana właściwa powierzchnia tablicy, ważny jest ten, z którego została wykonana jej oprawa. W przypadku tego modelu to wysokiej jakości, trwały tytan. Jej zaletą jest odporność na zarysowania oraz to, że jest łatwa do utrzymaniu w czystości. Napisy da się łatwo zmyć w całości, nie zostają po nich smugi i ślady koloru. Do tablicy dołączona jest półeczka, na której można trzymać markery oraz gąbkę a także ich zestaw. Jest ona dostępna w dwóch wymiarach: 8’ x 4′ lub pasująca do mniejszych pomieszczeń 3 x 2′.
Audiokonferencje, wykorzystanie prywatne i zawodowe
Audiokonferencja obecna jest we współczesnym świecie w rożnych dziedzinach życia, zarówno zawodowego jak i prywatnego. Dzięki niej firmy mogą również zwiększyć efektywność swojej pracy oraz ograniczyć koszty związane z organizowaniem tradycyjnych spotkań. Audiokomunikacja pełni ważną rolę również w szkolnictwie. Dzięki temu wielu ambitnych uczniów np. z Afryki może brać udział w normalnych wykładach, lekcjach, które to w tym czasie prowadzone są na zupełnie innym kontynencie. Więc jak widać przyczynia się ona także do rozwoju szkolnictwa. Oczywiście audiokonferencja znalazła również zastosowanie dla zabawy, w codziennym życiu, nie tylko tym związanym z pracą. Wszelkie wyjazdy służbowe, delegacje są równoznaczne z rozstaniem się z rodziną na jakiś czas. Wtedy audio lub nawet wideokonferencja pozwala na utrzymywanie kontaktu. Można ją również wykorzystać w przypadku dalekiej rodziny mieszkającej w innym kraju lub starych przyjaciół ze szkoły, którzy rozjechali się po świecie. Oczywiście spotkania na żywo są o niebo lepsze, ale jak to mówią – lepszy rydz niż nic.
Przygotowanie spotkań biznesowych
Organizując konferencje trzeba mieć na uwadze wiele rzeczy. Jedną z ważniejszych jest wybór Sali konferencyjnej, w której owo spotkanie biznesowe ma się odbyć. Właściwie jest to moment kluczowy w cały procesie przygotowania konferencji. Ważne jest aby dobrze zastanowić się nad wyborem i sprawdzić co oferuje dany ośrodek konferencyjny. Profesjonalne obiekty biznesowe posiadają sale konferencyjne, które są bardzo dobrze wyposażone. Nowoczesne technologie i specjalistyczne urządzenia są niezwykle istotne i mają duże znaczenie podczas przebiegu spotkania konferencyjnego. Warto zrobić sobie listę rzeczy, które według nas będą potrzebne podczas konferencji, warto dowiedzieć się czego potrzebują prelegenci. Czy będą potrzebne systemy do tłumaczenia – jeżeli mamy do czynienia z gośćmi posługującymi się innym językiem niż nasz. Z taką lista możemy udać się na spotkanie do ośrodka konferencyjnego i przeanalizować czy dane sale weselne spełniają nasze wymagania. Może być tak że potrzebne będą noclegi. Może będzie potrzebny transport, posiłki. Wszystko to warto przeanalizować i dopiąć na ostatni guzik, aby konferencja okazała się udaną.
Tablice odpowiednie dla sali konferencyjnej
Każda sala konferencyjna może być inaczej urządzona, mieć inny rozkład pomieszczenia, jej wyposażenie może się różnić od innych tego typu obiektów. Jest jednak jedna rzecz, która powinna się znajdować w każdej sali. To tablica. Jest ona rzeczą niezbędną podczas tak zwanej „burzy mózgów”, które może się odbywać podczas konferencji. Dzięki niej można też przedstawić ważne informacje, tak, aby każda z osób obecnych na sali miała do nich swobodny dostęp. Może też służyć jako tło, gdzie zostaną zamieszczone materiały szkoleniowe. Jak widać ma ona bardzo wiele zastosowań. Niewątpliwie wpłynie dodatnio na kontakt osoby prowadzącej z publicznością, a także podniesie standard miejsca, w którym się znajduje. Wydaje się, że wybranie białej tablicy jest rzeczą bardzo prostą. To jednak pozory. Wybór uzależniony jest od bardzo wielu czynników. Między innymi od wielkości pomieszczenia, tablica nie może być ani za duża ani za mała, kwoty, którą można przeznaczyć na jej zakup oraz planowanej częstotliwości jej używania.
Organizacja konferencji dla firmy
Organizacja konferencji dla firmy, w której się pracuje to nie lada wyzwanie, które wymaga nieraz dużego doświadczenia, bądź jeżeli się go nie ma to dużej ilości determinacji. W przeciwnym wypadku ogrom rzeczy jakie trzeba objąć swoją uwaga może nas tak przygnieść, że coś pominiemy, coś co może okazać się kluczowe, coś co na początku może wydawać się mało znaczące a w praktyce okaże się gwoździem do trumny. Konferencje to spotkania które mają duży wydźwięk dla danej organizacji, zazwyczaj mają one na celu budowę prestiżu, przedstawienie jakiegoś punktu widzenia, wzbudzenie zaufania, podzielenie się ważnymi informacjami lub wymianę myśli. Są to bardzo ważne cele, które wymagają prestiżowej oprawy. Organizując konferencje zastanowić należy się czy sami ja przygotujemy czy zlecimy zadanie zewnętrznej firmie. Jeśli zdecydujemy się na wynajęcie firmy do organizacji konferencji, z reguły ta załatwi za nas wszystko. Gdy będziemy organizować spotkanie sami, należy pamiętać o kilku istotnych rzeczach, między innymi przygotowanie odpowiedniej sali, która pomieści daną grupę osób uczestniczących w konferencji, wynajęcie odpowiedniej obsługi oraz zorganizować transport, a w niektórych przypadkach catering i nocleg.
Usługa audiokonferencji
Audiokonferencja to usługa skierowana w głównej mierze do właścicieli przedsiębiorstw, których działalność wymaga organizowania częstych spotkań, posiedzeń. Jest to wynalazek niesamowicie przydatny i ułatwiający pracę, zwłaszcza w dobie licznych podróży biznesowych. Ułatwia on błyskawiczną wymianę informacji z pracownikami, klientami, którzy nierzadko znajdują się w oddalonych od siebie miejscach. Czasami zdarza się tak, że na zjeździe, gdzie wygłosić przemówienie ma jakaś ważna osoba z innego kraju, nagle okazuje się, że z nieznanych powodów, jednak nie udaje jej się przybyć. Wtedy jedynym i najlepszym rozwiązaniem okazuje się być audiokonferencja. Jest ona nawet bardziej opłacalna, jeśliby porównać jej koszta z wydatkami związanymi z podróżą i zakwaterowaniem wszystkich gości. Służy ona także do porozumiewania się z udziałowcami, wspólnikami, którzy mieszkają daleko od swojej firmy, a muszą wiedzieć na bieżąco, co dzieje się w ich korporacji i czy biznes się kręci. Dzięki audiokonferencji osoby nie muszą marnować czasu na dojazdy, oznacza to także obniżenie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Konferencje, wczoraj i dziś
Czasy, w których, by przeprowadzić spotkanie musiałeś wszystko dokładnie zorganizować, przemyśleć i dopasować do całej gromady zaproszonych gości, tak, aby wszystkim odpowiadał termin, w końcu minęły. Załatwianie odpowiedniego miejsca, które pomieściłoby tłumy, szykowanie poczęstunków, upominków. Wszystko to wiązało się z nieziemskimi kosztami i oczywiście ogromem włożonej pracy oraz wysiłku – zarówno psychicznego jak i fizycznego. Pamiętasz te czasy, w których organizowanie konferencji musiałeś planować z wielkim wyprzedzeniem, by ze wszystkim zdążyć na czas? Teraz, dzięki video oraz audiokonferencjom, możesz organizować spotkania biznesowe szybko i bez zbędnych kłopotów. Obecnie większość firm i osób prywatnych posiada dostęp do internetu lub telefon, dzięki tym narzędziom zorganizowanie konferencji na odległość jest szybki i proste. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu możesz zorganizować wideo konferencje w parę minut z dowolnego miejsca na świecie, w którym znajduje się łącze internetowe, pozwala to tez na znaczne obniżenie kosztów i skrócenie czasu potrzebnego na przykład na dojazd na normalne spotkanie.
Przygotowanie do obsługi klientów konferencji
Witam Państwa ponownie na moim skromnym blogu. Dzisiaj poruszymy kolejny temat związany z organizacją konferencji. Jak zapewne Państwo wiecie rynek konferencyjny i rynek obiektów, które konferencje organizują jest mocno nasycony, konkurencja jest duża. Trzeba więc zastanowić się jak się wyróżnić na tym rynku, jak sprawić aby to właśnie sale konferencyjne w naszym ośrodku zostały wybrane i aby to nasz obiekt zdobył kontrakt na organizacje tego wydarzenia biznesowego. Ogólnie rzecz ujmując jest sporo możliwości, których wykorzystanie sprawi, że nasz obiekt w oczach klientów będzie się jawił jako obiekt ciekawy i warty uwagi. Ważne jest więc aby ciągle się dokształcać, analizować oferty konkurencji i uzupełniać swoją ofertę, aby wydarzenia i konferencje w naszym hotelu jawiły się jako te najbardziej profesjonalne i najbardziej kompleksowe. Wszakże klient lubi być odpowiednio obsłużony, lubi kiedy wiele rzeczy zrobi się za niego, kiedy nie musi się już o wiele rzeczy martwić. To obraz typowego klienta. My jesteśmy wykonawcą usługi zatem powinniśmy to bardzo dobrze wiedzieć, że o klienta trzeba porządnie zadbać, zwłaszcza kiedy chodzi o organizację konferencji, która jakby nie było zabiera spory budżet i wymaga wielu wysiłków.
Jakość obsługi, a marketing
Wbrew pozorom jakość obsługi ma bardzo duży wpływ na marketing, dotyczy to także organizacji konferencji i szkoleń biznesowych. Warto pamiętać iż doskonała obsługa klientów, przysporzyć nam może wiele korzyści. Zwykle jest też tak, że jeżeli klient organizuje jedną konferencję czy jedno szkolenie to w późniejszym czasie zorganizuje kolejne i jeżeli wszystko załatwimy jak należy to nasze sale konferencyjne będą wtedy brane pod uwagę. Klient zadowolony z usługi może również polecić nasza ofertę innym firmom i osoba zainteresowanym zorganizowaniem konferencji. Jeżeli jakością obsługi wyróżnimy się na tle konkurencji, możemy być pewni iż nasz biznes będzie się rozwijał, a także zdobędzie darmowa reklamę, tak zwanym marketingiem szeptanym. Wszystko tutaj napisałem bardzo ogólnie, w przyszłości oczywiście kilka konkretów przedstawię, jednak najbardziej zachęcam do samodzielnego zdobywania wiedzy, czytania literatury fachowej, pism branżowych, a przede wszystkim do słuchania klientów, tego co mówią i jak komentują. Internet jest świetnym źródłem pozyskiwania wiedzy na temat oczekiwań i opinii klientów dotyczących organizacji wydarzeń biznesowych.